Distributie & beschikbaarheid

Dit handboek wordt opgeslagen in en is toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie. Wijzigingen worden gecommuniceerd via toolboxen of werkoverleggen.

• EN 45501 - niet-automatische weegwerktuigen
• Besluit activiteiten leefomgeving, paragraaf 4.33 - veiligheidsvoorschriften koelinstallaties
• VHIB-lijst - erkende afvalverwerkers
• Relevante EU-verordeningen (F-gassen/ODS/brandbeveiligingsapparatuur) zoals aangehaald in BRL 100 v3.0.
• Aanvullend: NEN-EN 378, NEN-EN 1127-1, NPR 7600, NPR 7601, ATEX 153 / Arbeidsomstandighedenbesluit, Warenwetbesluit explosieveilig materieel en PGS 13 (voor zover relevant binnen BRL).

STEK-modules. De onderneming is gecertificeerd voor de hieronder aangekruiste modules. Op het certificaat wordt de scope van de gecertificeerde activiteiten nauwkeurig omschreven.

Toepassingsgebied Installaties:

Stationaire koeling apparatuur
Stationaire klimaatregelingsapparatuur
Stationaire Warmtepompen
Stationaire Organische rankinecycli
Stationaire brandbeveiligingsapparatuur
Koeleenheden van koelwagen en koelaanhangwagens
Koeleenheden van lichte koelvoertuigen
Gekoelde intermodale containers met inbegrip van reefers
Gekoelde treinwagons

Toegepaste koudemiddelen/deelgebieden:

Deelgebied I (F-gassen + koolwaterstoffen)
Deelgebied II (CO2)
Deelgebied III (NH3).

Contactpersoon richting STEK en de certificatie-instelling:

De directie, dan wel haar aangewezen vertegenwoordiger, treedt op als contactpersoon voor STEK en haar beoordelaars.

Meerdere vestigingen. Heeft de onderneming meerdere vestigingen met een eigen KvK-vestigingsnummer die een eigen juridische entiteit zijn, dan beschikt elke vestiging over een eigen certificaat. Het kwaliteitssysteem uit dit handboek wordt uniform toegepast op alle vestigingen.

Verhouding tot andere certificaten. Een geldig ISO 9001-certificaat met een dekkend toepassingsgebied geldt als bewijs dat is voldaan aan hoofdstuk A2. Een geldig ISO 14001-certificaat geldt als bewijs voor hoofdstuk A6 Duurzaamheid. Bij een geldige VCA certificaat voor bedrijven wordt conformiteit met hoofdstuk A7 Veilig werken verondersteld, mits de onderneming aantoont dat alle veiligheidseisen voor het werken met natuurlijke koudemiddelen in de KAM-procedures zijn opgenomen.

Melding aan de certificatie-instelling. Wijzigingen in de registratie bij de Kamer van Koophandel, zoals een naams- of statuswijziging, worden per omgaande gemeld aan de certificatie-instelling.

Wij voeren werkzaamheden uit namens opdrachtgevers (derden) aan installaties zoals bedoeld in BRL100 v3.0 §1.2. De scope van onze certificering omvat uitsluitend de deelgebieden die op het certificaat vermeld staan.

A1.3 Wijze aantonen werkzaamheden 'namens derden'

Wij kunnen als organisatie aantonen dat wij werkzaamheden namens derden (opdrachtgevers) uitvoeren door middel van een combinatie van order- en projectdocumentatie, waaronder:

• Verleende opdrachten / opdrachtbevestigingen (incl. klantnaam, locatie, datum en scope van de werkzaamheden)
• Uitgebrachte offertes en acceptaties

• Werkbonnen / werkregistraties (bij voorkeur gekoppeld aan het betreffende projectdossier), waaruit blijkt welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, op welke locatie en voor welke opdrachtgever.
• Facturen die aantonen dat de werkzaamheden zijn gefactureerd aan een externe opdrachtgever.

Deze documenten worden geregistreerd en zijn op verzoek beschikbaar als bewijsvoering richting de CI.

Bewijs & registraties

• KvK-uittreksel (max. 6 maanden oud) + vestigingsnummers.
• Scopeverklaring (A1.2) en modulekeuze.
• Voorbeeldset projecten (offertes/werkregistratie/factuur) (min. 2 recente).

Continue Verbetering

Wij committeren ons aan continue verbetering van ons kwaliteitsmanagementsysteem door het uitvoeren van periodieke interne audits, het analyseren van bevindingen en het doorvoeren en verifiëren van corrigerende en preventieve maatregelen.

Voorkomen van lekkage en emissies

Wij nemen voorzorgsmaatregelen om lekkage van F-gassen te voorkomen en emissies van koudemiddelen zo veel mogelijk te minimaliseren door correcte werkmethoden, passende meetmiddelen en volledige registratie.

Veilig werken met F-gassen en natuurlijke koudemiddelen

Wij nemen voorzorgsmaatregelen om veilig te kunnen werken aan apparatuur/installaties met F-gassen en natuurlijke koudemiddelen (koolwaterstoffen, CO₂ en NH₃), waaronder:

• het opstellen en onderhouden van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) met bijbehorend plan van aanpak, waarin de risico's van het werken met F-gassen en natuurlijke koudemiddelen zijn beoordeeld; wij herzien de RI&E jaarlijks en daarnaast direct bij incidenten, gewijzigde werkzaamheden, koudemiddelen, arbeidsmiddelen of wet- en regelgeving;
• het zorgen voor juiste en passende procedures/werkinstructies, gereedschappen, meetmiddelen en PBM;
• het uitvoeren van een (taak)risicobeoordeling/TRA wanneer werkzaamheden risico’s met zich meebrengen;
• het borgen dat medewerkers werken volgens relevante veiligheidsmaatregelen uit wet- en regelgeving en (waar van toepassing) installatie- en locatieafspraken.

Kennisname handleidingen & informatie aan eindgebruikers

Wij borgen dat personeel kennisneemt van installatiehandleidingen en dat personeel eindgebruikers actief wijst op gebruikershandleidingen en gebruiksvoorschriften en, waar relevant, aanvullende technische documentatie (zoals schema’s) verstrekt of beschikbaar stelt.

Naleving wet- en regelgeving

Wij streven aantoonbaar na dat wij voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van F-gassen en natuurlijke koudemiddelen en dat onze procedures/werkinstructies hiermee in lijn zijn en actueel blijven. Zie bijlage 1 voor het overzicht.

Informeren opdrachtgever/exploitant over verplichtingen

Wij informeren onze opdrachtgever/exploitant aantoonbaar over diens relevante verplichtingen uit wet- en regelgeving (o.a. registratie/logboek, lekkagecontroles en etikettering waar van toepassing) en leggen dit waar nodig aantoonbaar vast in oplevering/werkregistratie.

Herhaaldelijke lekkage: oorzaakanalyse en advies

Indien uit een oorzaakanalyse blijkt dat een installatie herhaaldelijk blijft lekken, adviseren wij onze opdrachtgever/exploitant aantoonbaar dat de installatie niet langer (alleen) onderhouden kan worden en dat vervanging/aanpassing noodzakelijk is om emissies en risico’s te voorkomen.

Communicatie, verantwoordelijkheden en naleving

Dit beleid wordt aantoonbaar gecommuniceerd met en bekend gemaakt bij alle medewerkers (en ingehuurde krachten waar van toepassing).

De directie is verantwoordelijk dat iedere medewerker beschikt over de juiste informatie, middelen en instructies om conform BRL100 te werken.

De directie wijst een contactpersoon, de kwaliteitsverantwoordelijke, aan voor communicatie met de certificerende instelling.

Meldingen aan certificatie instelling

Wijzigingen in de registratie bij de Kamer van Koophandel, zoals een naams- of statuswijziging, of een wijziging in capaciteit worden per omgaande gemeld aan de certificatie-instelling.

Arboverplichting

Wij voeren aantoonbaar beleid ter bescherming van medewerkers conform de Arbeidsomstandighedenwet; dit geldt ook voor medewerkers van ingehuurde partijen voor zover zij onder onze aansturing werkzaamheden uitvoeren.

Ondertekening
Plaats		Datum
Namens de directie van
Naam ondertekenaar
Functie
Handtekening

De onderneming waarborgt dat de procedures, werkinstructies en standaardformulieren actueel zijn, voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving en te allen tijde beschikbaar zijn voor de medewerkers die deze nodig hebben. Voor de verschillende deelgebieden zijn in de hoofdstukken A3 en 4 de procedures en werkinstructies genoemd. Daarnaast zijn de volgende procedures vereist.

De onderneming beoordeelt vooraf of werkzaamheden risico’s kunnen opleveren voor medewerkers, derden, omgeving en milieu en zorgt dat monteurs beschikken over de juiste procedures/werkinstructies, instrumenten/gereedschappen, persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) en middelen om lekkage of ongecontroleerde emissie van koudemiddel te voorkomen.

Onder veilig en milieubewust werken wordt in ieder geval verstaan: het voorkomen van lekkage en emissies, het beperken van risico’s voor personen en omgeving, het correct terugwinnen en opslaan van koudemiddelen, het juist toepassen van PBM en het naleven van stofspecifieke veiligheidsmaatregelen voor F-gassen, koolwaterstoffen, CO₂ en NH₃. Voor natuurlijke koudemiddelen wordt rekening gehouden met toepasselijke voorschriften zoals NPR-richtlijnen en PGS 13 waar van toepassing; IPLO beschrijft dat voor koelinstallaties met CO₂, koolwaterstoffen of ammoniak regels gelden over veiligheid uit het Besluit activiteiten leefomgeving, waaronder NPR-normen en PGS 13.

UITVOERING

• Onderhoud en herziening RI&E: de RI&E en het plan van aanpak worden vastgelegd en bijgehouden in de RI&E-applicatie van de onderneming (rie.climatools.nl). De kwaliteitsverantwoordelijke stelt jaarlijks vast of de RI&E nog actueel is, herziet deze waar nodig en legt de herzieningsdatum en de voortgang op het plan van aanpak aantoonbaar vast. Nieuwe of gewijzigde koudemiddelen, werkmethoden, gereedschappen of wettelijke eisen leiden tot tussentijdse actualisatie.
• Risico- en milieu-inschatting vooraf: per type project wordt beoordeeld of sprake is van risicovolle werkzaamheden en/of werkzaamheden met risico op emissie, lekkage, brand, verstikking, hoge druk, toxiciteit of milieubelasting. Deze inschatting vindt plaats op basis van de RI&E; risico's die in de RI&E zijn onderkend maar niet volledig generiek beheerst kunnen worden, worden per werkzaamheid uitgewerkt in een TRA.
• TRA verplicht indien risico’s: als werkzaamheden risico’s met zich meebrengen, worden maatregelen getroffen om deze risico’s te verlagen en wordt, waar van toepassing, een Taak Risico Analyse (TRA) opgesteld en vastgelegd. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar arbeidsveiligheid, maar ook naar emissiebeperking, terugwinning, opslag/afvoer van koudemiddel en mogelijke gevolgen voor omgeving en milieu.
• Controle vóór start werkzaamheden: bij risicovolle werkzaamheden controleert de uitvoerend monteur of werkverantwoordelijke vóór start of de TRA aanwezig en actueel is, of de beheersmaatregelen uitvoerbaar zijn en of de benodigde PBM, veiligheidsmiddelen, meetmiddelen, ventilatie/gasdetectie en werkinstructies beschikbaar zijn. Zonder passende beheersmaatregelen worden werkzaamheden niet gestart.
• Beschikbaarheid en gebruik middelen: benodigde PBM, veiligheidsmiddelen, meetmiddelen, lekdetectiemiddelen, terugwinningsapparatuur, geschikte cilinders, etiketten en veiligheids-/milieumiddelen zijn beschikbaar en worden gebruikt volgens de geldende procedures en werkinstructies. Alle meet- en veiligheidsmiddelen moeten gekeurd en/of gekalibreerd zijn. De keuze van deze middelen volgt uit de beheersmaatregelen zoals vastgesteld in de TRA en/of RI&E.
• Milieumaatregelen bij koudemiddelhandelingen: bij vullen, terugwinnen, afpompen, repareren, buitengebruikstellen en lekzoeken worden maatregelen getroffen om emissies te voorkomen of te beperken. Koudemiddel wordt waar mogelijk teruggewonnen in geschikte cilinders en wordt (m.u.v. CO₂) niet onnodig afgeblazen. Verontreinigd of afgevoerd koudemiddel wordt aantoonbaar verwerkt via de daarvoor bestemde route.

Stofspecifieke maatregelen: bij natuurlijke koudemiddelen worden aanvullende maatregelen getroffen die passen bij de eigenschappen van het koudemiddel:

• bij koolwaterstoffen: aandacht voor ontstekingsbronnen, ventilatie, explosiegevaarmeting, antistatische kleding en de gereedschapskeuze volgens paragraaf 5.1.1;
• bij CO₂: aandacht voor hoge druk, verstikkingsgevaar, ventilatie en drukontlasting;
• bij NH₃: aandacht voor toxiciteit, gasdetectie/alarmering, ventilatie, noodmaatregelen, geschikte PBM en toepasselijke PGS 13-maatregelen. PGS 13 bevat maatregelen om de risico’s van ammoniak als koudemiddel in koelinstallaties en warmtepompen te beheersen.

Periodieke interne controle: de kwaliteitsverantwoordelijke controleert minimaal per kwartaal steekproefsgewijs of TRA’s en veiligheids-/milieumaatregelen daadwerkelijk zijn toegepast en aantoonbaar zijn vastgelegd. Bij hoog-risico werkzaamheden, incidenten, herhaalde afwijkingen of veel werkzaamheden met natuurlijke koudemiddelen wordt de controlefrequentie verhoogd naar maandelijks of per project, afhankelijk van risico en werkvolume. De uitkomsten worden vastgelegd in Climatools of het kwaliteitsdossier. Bevindingen die duiden op een onjuist of onvolledig ingeschat risico worden teruggekoppeld naar de RI&E en, waar nodig, opgenomen in het plan van aanpak.

Toetsing in directiebeoordeling: jaarlijks worden de resultaten van de periodieke controles geëvalueerd in de directiebeoordeling. Hierbij wordt gekeken naar trends, afwijkingen, incidenten, ontbrekende TRA’s, effectiviteit van beheersmaatregelen en noodzaak tot aanpassing van procedures, werkinstructies of toolboxen. In dezelfde directiebeoordeling wordt de actualiteit van de RI&E vastgesteld en de voortgang van het plan van aanpak beoordeeld; de conclusie hiervan geldt als de jaarlijkse herziening van de RI&E.

SCOPE

Meeromvattende Arbo-bedrijfsprocedures vallen buiten de scope van BRL100, maar de onderneming borgt wél de BRL-relevante basisvoorwaarden voor veilig werken (procedures, middelen, PBM, toepassing).

A2.2.2.1 Gecertificeerd personeel

De onderneming heeft voldoende gecertificeerd personeel (BRL 200) in dienst (e.g. arbeidsovereenkomst afgesloten) om het verwachte activiteitenvolume te halen. De onderneming heeft ten minste een persoon in dienst met de BRL 200 of, in het geval van een zelfstandige zonder personeel, beschikt de eigenaar over de BRL 200.

A2.2.2.2 Persoonscertificaten & kwalificaties personeel

De onderneming borgt dat werkzaamheden binnen de BRL100-scope uitsluitend worden uitgevoerd door personeel met het juiste en geldige persoonscertificaat (BRL200), passend bij het toegepaste deelgebied (F-gassen/koolwaterstoffen, CO₂, NH₃ en/of lekcontroles/terugwinning waar van toepassing).

Let op! Het laten uitvoeren van werkzaamheden door (ingehuurd) personeel zonder de juiste persoonlijke certificeringen leidt tot een directe schorsing van het BRL 100 certificaat.

Rol	Naam	Certificaat type	Bevoegdheden	Geldig tot:
Monteur
Monteur
Monteur
Monteur
Monteur
Monteur
Monteur

2. Inzet van personeel alleen binnen scope

• Werkzaamheden worden uitsluitend gepland/uitgevoerd door medewerkers met het bijbehorende persoonscertificaat (bijv. NH₃-werk alleen door C-gecertificeerden; CO₂-werk alleen door B-gecertificeerden). Dit geldt ook voor ingehuurde krachten.

3. Verificatie geldigheid (bij start + periodiek)

Bij indiensttreding (of start inhuur) worden minimaal vastgelegd:

• certificaattype (A1/A2/B/C/D/E), certificaatnummer (indien beschikbaar), afgifte-/vervaldatum wordt toegevoegd als certificaat in Climatools in het persoonlijke profiel van de desbetreffende medewerker
• kopie/bewijs van het certificaat opgevraagd en toegevoegd aan personeelsdossier
• (waar van toepassing) verificatie van registratie/geldigheid in het relevante register (CRT) https://www.centraalregistertechniek.nl/zoeken-op-kwalificaties.

4. Periodieke hercontrole:

• Als onderdeel van de interne audit/directiebeoordeling beoordeeld de kwaliteitsverantwoordelijke minimaal 1× per jaar de geldigheid en actualiteit van alle persoonscertificaten.

UITVOERING

In onderstaand overzicht is opgenomen op welke wijze de kwaliteitsdocumenten en andere gegevens die betrekking hebben op het kwaliteitssysteem overeenkomstig de BRL 100 worden beheerd. Directie is verantwoordelijk om op de hoogte te blijven van de laatste wet- en regelgeving (zie bijlage: BRL 100 Beheer Wetten Regels en Normen). Wanneer zich wijzigingen voordoen, dan zal dit verwerkt worden in het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie en zullen de documenten hierop worden aangepast. Deze aangepaste documenten zullen worden geïmplementeerd en verspreid naar de betrokken medewerkers.

DOCUMENT- EN GEGEVENSBEHEER
Kwaliteits- documenten	Methode beoordeling	Executie	Bevoegd persoon
Zie bijlage 1	Via iplo.nl Zie ook bijlage 1	Aftekenen directie en verspreiding onder monteurs	De kwaliteits-verantwoordelijke
Procedures en werkinstructies	1 keer per jaar	Aftekenen directie en verspreiding onder monteurs	De kwaliteits-verantwoordelijke
Werkbon	Bij elke koeltechnische handeling	Invullen en bijhouden in de Climatools software werkbonnenmodule.	De kwaliteits-verantwoordelijke
Flessenkaart	Bij elke vulling	Invullen en bijhouden in de Climatools software cilindermodule.	De kwaliteits-verantwoordelijke
Omgaan met tekortkomingen, klachten en afwijking	Iedere afwijking of tekortkoming proactief bewaken.	Invullen en bijhouden in de Climatools software incidentenmodule.	De kwaliteits-verantwoordelijke
Jaarbalans	1 keer per jaar	Invullen en bijhouden in de Climatools software rapportagemodule.	De kwaliteits-verantwoordelijke
Instrumentenlijst	1 keer per jaar	Invullen en bijhouden in de Climatools software gereedschap- en apparatuurmodule.	De kwaliteits-verantwoordelijke
Taak risico analyse	Min. 1× per jaar én bij wijziging wet/norm/scope (B/C/D)	Review door kwaliteitsverantwoordelijke, akkoord directie, versiebeheer, communicatie naar monteurs	Kwaliteitsverantwoordelijke (review) + Directie (goedkeuring)”
RI&E	Min. 1 keer per jaar en bij wijziging wet/norm of incident	Review door kwaliteitsverantwoordelijke	De kwaliteits-verantwoordelijke

A2.2.3b Werkoverleg

Ten minste eenmaal per jaar wordt een werkoverleg gehouden met de medewerkers die werkzaamheden aan koelinstallaties verrichten of handelingen met koudemiddelen uitvoeren. De directie is verantwoordelijk voor het houden van dit overleg.

Op de agenda staan ten minste:

• de toepassing van de procedures en werkinstructies uit dit handboek, en waar nodig het vaststellen van verbeteringen;
• de resultaten en de genomen maatregelen naar aanleiding van ingediende klachten;

• de resultaten van interne audits en van audits door de certificatie-instelling;
• de resultaten van inspecties door bevoegd gezag;
• de gemelde ongevallen en bijna-ongevallen en de daaruit getrokken lessen;
• wijzigingen in wet- en regelgeving die de werkzaamheden raken.

Van het werkoverleg wordt een verslag gemaakt waarin acties zijn opgenomen die leiden tot continue verbetering van het kwaliteitssysteem. Per actie worden de verantwoordelijke en de termijn vastgelegd. Het verslag wordt bewaard in het kwaliteitsdossier en de openstaande acties worden bij het volgende overleg besproken.

*Voor Eenmanszaken en zelfstandigen zonder personeel: In plaats van een werkoverleg wordt een actueel overzicht bijgehouden met de afwijkingen, verbeteringen en wijzigingen die zijn geregistreerd op basis van klachten, auditresultaten, eigen klanttevredenheidsonderzoek, wijzigingen in wet- en regelgeving, inspecties door bevoegd gezag en (bijna-)ongevallen. Het overzicht omvat een set geplande maatregelen die leiden tot verbetering van het eigen kwaliteitssysteem.

A2.2.3c Beoordeling van vakmanschap

Ten minste eenmaal per jaar worden de medewerkers die werkzaamheden aan koelinstallaties verrichten beoordeeld op hun vakmanschap. Deze beoordeling vindt plaats in de vorm van een interne audit en is gebaseerd op de gemeten procesprestaties en de uitgevoerde projectevaluaties.

Per medewerker worden vastgelegd: de beoordeelde projecten, de bevindingen, de conclusie over het vakmanschap en eventuele afspraken over bijscholing of begeleiding. De uitkomsten zijn een vast agendaonderdeel van de directiebeoordeling en worden bewaard in het personeelsdossier.

SCOPE

Jaarlijks vind er een interne audit plaats onder leiding, of in opdracht van de directie, deze audit omvat minimaal:

• Toetsing effectiviteit van het kwaliteitsmanagement
• Naleving van procedures, werk en veiligheidsinstructies
• Registraties en bewijsvoering
• Interne kwaliteitsbewaking
• Inhuur/Uitbesting (indien van toepassing)
• Naleving wet- en regelgeving
• RI&E en voortgang plan van aanpak
• Meetmiddelen/gereedschapsbeheer

INPUT

De directie, of kwaliteitsverantwoordelijke gebruikt voor de directiebeoordeling minimaal als input:

• Bevindingen van vorige interne en externe audits + opvolging op verbetermaatregelen en/of NC´s.
• Klachten/tekortkomingen incl oorzaaksanalyse, correctieve/preventieve maatregelen en toetsing effectiviteit uit de incidentenmodule van Climatools
• Analyse van (herhaal)lekkages en emissies/correcties
• Projectevaluaties + werkbon/logboek/kenplaat stickers uit Climatools
• Meetmiddelen registratie in Climatools, kalibratierapporten en/of aanschafsbewijzen
• Koudemiddelregistratie + koudemiddelbalans uit Climatools
• Actualiteit wet- en regelgeving / normwijzigingen (BIJLAGE 1)
• Actuele RI&E en plan van aanpak
• Compentiematrix/certificatie uitvoerend personeel

UITVOERING

• Start & planning – Directie geeft opdracht; kwaliteitsverantwoordelijke plant auditperiode, scope en steekproef.
• Climatools exports – kwaliteitsverantwoordelijke maakt de benodigde exports vanuit Climatools en stelt het audit dossier samen.
• Dossierreview – steekproefsgewijs controleren van werkbonnen/dossiers, incidenten/NC’s, meetmiddelen/kalibraties en (waar relevant) TRA’s/veiligheidsdocumenten en de RI&E met plan van aanpak.
• Registreren bevindingen – bevindingen vastleggen in het audittemplate; tekortkomingen worden toegevoegd in de incididentenmodule van Climatools met eigenaar/status en waar relevant verwerkt in de RI&E.
• Rapportage & aftekening – directie beoordeelt, stelt verbetermaatregelen vast en tekent het rapport en actieplan af.
• Communicatie & archief – verbeterpunten worden binnen de organisatie gecommuniceerd (toolbox/werkoverleg) en het audit dossier inclusief audittemplate wordt gearchiveerd en minimaal 5 jaar bewaard.

A2.2.5 Interne Kwaliteitsbeoordeling

ALGEMEEN

De organisatie en medewerkers die naast de directie betrokken zijn bij het in stand houden en uitvoeren van de interne kwaliteitsbewaking zijn duidelijk vastgelegd en binnen de organisatie gecommuniceerd. Hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot BRL100 zijn specifiek vermeld, zodat voor iedereen duidelijk is wie welke rol heeft binnen het kwaliteitsmanagementsysteem.

UITVOERING

In onderstaand overzicht zijn de personen weergegeven die betrokken zijn bij het uitvoeren en borgen van de interne kwaliteitsbewaking, inclusief hun taken en bevoegdheden.

• het beoordelen van afwijkingen;
• het vaststellen van de oorzaak;
• het vaststellen en doorvoeren van de corrigerende maatregelen; en
• het evalueren van de effectiviteit van de getroffen maatregelen;
• communicatie richting de CI.

UITVOERING (registratie via Climatools incidentenmodule)

• Wanneer een klacht, tekortkoming, herhaallekkage of interne afwijking wordt geconstateerd, wordt een incident aangemaakt in de incidentenmodule van Climatools (dit vormt het Klacht/NC-register).
• In het incident worden minimaal vastgelegd en (waar mogelijk) gekoppeld:

• Installatie, werkbon(nen), cilinder(s) (traceerbaarheid);
• beoordeling (wat is er gebeurd, impact op kwaliteit/veiligheid/milieu);
• oorzaakanalyse (RCA);
• corrigerende maatregelen (herstel/containment);
• preventieve actie (herhaling voorkomen, indien van toepassing);
• effectiviteitscontrole (hercontrole) en afsluiting (status/hercontroleerd).

• De incidenten en de opvolging daarvan worden periodiek beoordeeld en meegenomen in de directiebeoordeling/interne audit

COMMUNICATIE RICHTING CI (audit tekortkomingen)

• Indien de CI tijdens een audit een tekortkoming vaststelt, wordt hiervoor per tekortkoming één incident aangemaakt in de Climatools incidentenmodule (type: Tekortkoming). Dit incident vormt het centrale dossier voor afhandeling richting de CI.
• Het CI-tekortkomingsnummer wordt altijd opgenomen in de titel. Hiermee is de koppeling tussen CI-rapportage en het interne dossier direct aantoonbaar.
• In het incident worden minimaal vastgelegd:
• Omvang analyse / scope impact (reikwijdte en mogelijke systeemimpact),
• oorzaakanalyse (RCA),
• corrigerende maatregelen (incl. eventuele koppeling naar werkbon/installatie/cilinder),
• preventieve maatregelen (indien van toepassing),
• effectiviteitscontrole (hercontrole + resultaat).
• De onderneming rapporteert aantoonbaar aan de CI hoe de tekortkoming is opgelost, inclusief bewijs van implementatie. Voor normale tekortkomingen gebeurt dit binnen 6 weken na de audit; voor ernstige tekortkomingen geldt een maximale termijn van 30 dagen na de audit. De rapportage vindt plaats door het betreffende Climatools-incident af te ronden en aan te leveren als PDF-export. Deze PDF-export bevat de volledige NC-afhandeling en de bij het incident geüploade bewijsstukken van implementatie, of een duidelijke verwijzing daarnaar. Voorbeelden van bewijsstukken zijn: het rapport van de CI met auditbevindingen, het herstelrapport of de antwoordbrief, foto’s voor/na, werkbon- of logboekexports, aangepaste procedures of werkinstructies, toolboxbewijs en kalibratiebewijzen.

3.1.1 PROCEDURE INSTALLATIE
Hoofdstuk	Te volgen Processtappen
3.2.1	Ontwikkeling	Nee
3.2.2	Ontwerpen	Ja
3.2.3	Installeren	Ja
3.2.4	Lekdichtheid beproeving	Ja
3.2.5	Vacumeren	Ja
3.2.6	Vullen met een F-gassen	Ja
3.2.7	Inbedrijfstellen	Ja
3.2.8	Lekkage controle	Ja
3.2.9	Opleveren	Ja
3.2.10	Overdragen van het logboek aan de eigenaar	Ja
3.2.11	Onderhouden	Nee
3.2.12	Verwijderen f-gas en repareren	Nee
3.2.13	Buiten gebruik stellen	Nee

3.1.2 PROCEDURE ONDERHOUD EN SERVICE
Hoofdstuk	Te volgen Processtappen
3.2.1	Ontwikkeling	Nee
3.2.2	Ontwerpen	Nee
3.2.3	Installeren	Nee
3.2.4	Lekdichtheidsbeproeving	Ja
3.2.5	Vacumeren	Ja
3.2.6	Vullen met een F-gassen	Ja
3.2.7	Inbedrijfstellen	Ja
3.2.8	Lekkage controle	Ja
3.2.9	Opleveren	Ja
3.2.10	Overdragen van het logboek aan de eigenaar	Ja
3.2.11	Onderhouden	Ja
3.2.12	Verwijderen f-gas en repareren	Ja
3.2.13	Buiten gebruik stellen	Ja

3.1.3 PROCEDURE REPARATIE
Hoofdstuk	Te volgen Processtappen
3.2.1	Ontwikkeling	Nee
3.2.2	Ontwerpen	Nee
3.2.3	Installeren	Nee
3.2.4	Lekdichtheidsbeproeving	Ja
3.2.5	Vacumeren	Ja
3.2.6	Vullen met een F-gassen	Ja
3.2.7	Inbedrijfstellen	Ja
3.2.8	Lekkage controle	Ja
3.2.9	Opleveren	Ja
3.2.10	Overdragen van het logboek aan de eigenaar	Ja
3.2.11	Onderhouden	Ja
3.2.12	Verwijderen f-gas en repareren	Ja
3.2.13	Buiten gebruik stellen	Ja

3.1.4 PROCEDURE BUITENDIENSTSTELLING
Hoofdstuk	Te volgen Processtappen
3.2.1	Ontwikkeling	Nee
3.2.2	Ontwerpen	Nee
3.2.3	Installeren	Nee
3.2.4	Lekdichtheidsbeproeving	Ja
3.2.5	Vacumeren	Nee
3.2.6	Vullen met een F-gassen	Nee
3.2.7	Inbedrijfstellen	Nee
3.2.8	Lekkage controle	Ja
3.2.9	Opleveren	Ja
3.2.10	Overdragen van het logboek aan de eigenaar	Ja
3.2.11	Onderhouden	Nee
3.2.12	Verwijderen f-gas en repareren	Ja
3.2.13	Buiten gebruik stellen	Ja

A3.2.2 Processtap ontwerpen

ALGEMEEN

Te gebruiken instrumenten en apparaten	n.v.t.
Controle op de juiste werking van de instrumenten en apparaten	n.v.t.
F-gascertificaat voor personen waarover het personeel beschikt	n.v.t.
Methodes ter voorkoming van lekkage van f-gassen	n.v.t.
De wijze waarop het logboek wordt bijgehouden	n.v.t.

Uitvoering

INPUT	→	PROCESSTAP	→	OUTPUT
Programma van eisen		2: Ontwerpen		Installatieplan, offerte

Een installatie zal zodanig worden ontworpen, zodat installatie volgens, en in overeenstemming met wet- en regelgeving gebouwd en volgens de voorschriften van de fabrikant zal worden en voldoet aan de eisen van de klant.

Indien gewenst zal de ontworpen installatie met een offerte worden aangeboden aan de klant.

Vervolgens zal de installatie verder op druk worden gezet (samenstel min 1,1x PS) om de sterkte test uit te voeren.

Wanneer de installatie lekdicht is bevonden en er geen vervormingen optreden, kan worden gevacumeerd. Bij een geconstateerde lekkage wordt de oorzaak eerst hersteld en wordt de lekdichtheidsbeproeving volledig opnieuw uitgevoerd.

Koudemiddelinhoud Koelinstallatie	Standtijd vacumeren (in minuten)	Na laatste vacumeer procedure direct breken met stikstof > aantal keer
0 – 3 kg.	30	n.v.t.
3 – 30 kg.	60	n.v.t.
30 – 300 kg.	120	1
> 300 kg.	120	2

Zijn de buitendelen voorgevuld is (bij)vulling veelal niet nodig, berekening leidinglengte eventueel noodzakelijk om hoeveelheid (bij)vulling te bepalen. Leg de hoeveelheid bijvulling vast op de werkbon.

Vanwege garantiebepalingen wordt inbedrijfstelling ook indien van toepassing uitgevoerd door de leverancier van de componenten. (BU en BI unit)

Ook wordt de klant geïnformeerd over het juiste gebruik van de installatie en geattendeerd over zijn/haar verantwoording op de wettelijk verplichte lekkagecontrole. De frequentie kan bepaald worden door 3.2.9.1 bepalen verplichte lektestfrequentie of Climatools berekent deze automatisch en is inzichtelijk in het installatiedetail overzicht.

3.2.9.1 Bepalen verplichte lektestfrequentie

Koudemiddel / situatie	Inhoud	Frequentie*
F-gassen (Bijlage I) - niet hermetisch gesloten	< 5 ton CO2-equivalent	Geen verplichte lekkagecontrole
	>= 5 tot < 50 ton CO2-equivalent	Minimaal 1x per 12 maanden
	>= 50 tot < 500 ton CO2-equivalent	Minimaal 1x per 6 maanden
	>= 500 ton CO2-equivalent	Minimaal 1x per 3 maanden
F-gassen (Bijlage I) - hermetisch gesloten en als zodanig geëtiketteerd	< 10 ton CO2-equivalent	Geen verplichte lekkagecontrole
	>= 10 tot < 50 ton CO2-equivalent	Minimaal 1x per 12 maanden
	>= 50 tot < 500 ton CO2-equivalent	Minimaal 1x per 6 maanden
	>= 500 ton CO2-equivalent	Minimaal 1x per 3 maanden
HFO's (Bijlage II, sectie 1) - niet hermetisch gesloten	< 1 kg	Geen verplichte lekkagecontrole
	>= 1 tot < 10 kg	Minimaal 1x per 12 maanden
	>= 10 tot < 100 kg	Minimaal 1x per 6 maanden
	>= 100 kg	Minimaal 1x per 3 maanden
HFO's (Bijlage II, sectie 1) - hermetisch gesloten en als zodanig geëtiketteerd	< 2 kg	Geen verplichte lekkagecontrole
	>= 2 tot < 10 kg	Minimaal 1x per 12 maanden
	>= 10 tot < 100 kg	Minimaal 1x per 6 maanden
	>= 100 kg	Minimaal 1x per 3 maanden

* Voor hermetisch gesloten apparatuur in residentiële gebouwen geldt, mits als zodanig geëtiketteerd, een vrijstelling beneden 3 kg F-gas. Buiten de vrijstellingen voor hermetisch gesloten apparatuur gelden de frequenties uit de tabel. Bij een naar behoren functionerend automatisch lekdetectiesysteem wordt het controle-interval verdubbeld (12 naar 24, 6 naar 12 en 3 naar 6 maanden). Voor de relevante stationaire apparatuur vanaf 500 ton CO₂-equivalent (Bijlage I) of 100 kg (Bijlage II, sectie 1) is zo'n systeem verplicht.

Climatools bepaalt automatisch de verplichte lekkagecontrole op basis van het koudemiddel, de vastgelegde koudemiddelinhoud in kg en, indien van toepassing, het HFO-percentage. De gebruiker vindt deze informatie terug in de installatiedetails en hoeft de controlefrequentie niet handmatig te berekenen. Hiermee wordt geborgd dat de juiste controleverplichting consequent en aantoonbaar wordt toegepast.

De werkbon wordt ook toegevoegd aan het logboek. Als de installatie niet logboekplichtig is (< 5 ton CO₂-equivalent) zal de werkbon (of kopie) aan de eigenaar/gebruiker worden verstrekt.

Reparatie kan worden uitgevoerd wanneer deze vrij is van koudemiddel (evt. extra middels vacumeren/of reinigen met stikstof). Na reparatie zal er eerst de nodige beproevingen worden uitgevoerd (lek- dichtheidscontrole, sterktetest en vacumeren) alvorens de installatie gevuld wordt met koudemiddel.

Gegevens van de installatie en resultaten van uitgevoerd reparatie worden toegevoegd (werkbon) en vermeld in het logboek.

Gegevens van de installatie en resultaten van uitgevoerd buiten gebruikstellen van de installatie worden toegevoegd (werkbon) en vermeld in het logboek. Ook wordt duidelijk aangeven (installatie, werkbon, logboek), dat de installatie niet in bedrijf is en het logboek een bewaarplicht heeft van 5 jaar.

Na afloop van het invullen van het logboek wordt deze door de monteur overhandigd aan de eigenaar van de installatie (klant) die hem erop wijst dat het logboek een bewaarplicht heeft van 5 jaar

Apparaat	Specificaties
Manometers/ manometersets	De manometerset is geschikt voor LD- en HD-meting van de toegepaste koudemiddelen (zoals R410A en R32). Bij brandbare koudemiddelen is de geschiktheid voor het specifieke koudemiddel aantoonbaar volgens de fabrikant. Bij gebruik in een explosiegevaarlijke situatie geldt aanvullend de keuzeprocedure uit 5.1.1.
Thermometer	Thermometer is geschikt zijn voor de beoogde toepassing (type, temperatuurbereik en nauwkeurigheid).
Multimeter	2,5% van schaalmaximum
Vacuümpomp	Geschikt voor het bereiken van een absolute druk van minder dan 270 Pa (circa 2,7 mbar / 2.025 micron).
Vacuümmeter	Hierop kan een absolute druk kleiner dan 270 Pa worden afgelezen of waargenomen. (Zorg voor een vacuümmeter waarop deze druk duidelijk afleesbaar is, géén LED-meter)
Lekdetectietoestel	Het toestel kan lekkages van ten minste 5 ppm (of 5 g/j) detecteren.
Directe lekdetectiemiddelen	Zeepoplossing, ultraviolet oplichtende detectievloeistof met UV-lamp, een geschikte kleurstof in het circuit of andere geschikte middelen
Weegapparatuur voor f-gassencilinders	Nauwkeurigheid minimaal: 0,1 kg voor cilinders < 30 kg 1,0 kg voor cilinders ≥ 30 kg Weegschalen moeten voldoen aan de Metrologiewet.
Afzuigpomp / afzuigunit	Deze kan bij handelingen op het gebied van HFK’s of HCFK’s de vereiste druk van < 0,3 bar bereiken.
Stikstofcilinder met reduceerventiel en manometer	De reduceer moet aan de uittredekant voldoende druk kunnen doorlaten passend bij de vereiste drukproef voor het gebruikte middel.
Retourcilinder	Het is duidelijk herkenbaar voor welk type f-gas de cilinder geschikt is/ welk f-gas de cilinder bevat. F-gassencilinders met geregenereerd f-gas moeten zijn voorzien van een speciale aanduiding. (Retour)cilinders met gerecycled f-gas zijn voorzien van een speciale aanduiding. N.B. Niet-hervulbare cilinders mogen niet worden toegepast en cilinders moeten herkeurd zijn zoals beschreven in PGS15.

Bij werkzaamheden aan brandbare koudemiddelen

Apparaat	Specificaties
Explosiemeter	Aantoonbaar geschikt voor het toegepaste brandbare koudemiddel met alarmen op 10% en 20% LEL.
Zuurstofmeter	Met alarm om 18%
Antistatische kleding en schoenen	materiaal dat niet kan overgaan tot elektrostatische ontlading, blijkens de productverklaring van de leverancier

• uniek instrument-ID en serienummer (de structuur van het instrument ID mag de onderneming zelf bepalen zolang het uniek is per stuk gereedschap),
• type/merk/model,
• laatste kalibratie-/controledatum en kalibratierapport,
• kalibratiefrequentie (per instrumenttype, zie hieronder).

2. Statussignalering

Op basis van de frequentie toont Climatools de status:

• Groen = geldig (mag gebruikt worden)
• Oranje = binnen 1 maand verloopt (actie plannen)
• Rood = verlopen (niet gebruiken; eerst keuren/kalibreren of vervangen)

3. Bewijsopslag (uploads)

Per meetmiddel worden kalibratiecertificaten, ijkgewicht-rapporten en reparatiebonnen als bestand geüpload bijgevoegd bij het betreffende meetmiddel.

4. Koppeling aan werkregistraties en controles

De monteur koppelt het gebruikte meetmiddel (instrument-ID) aan de werkregistratie/uitgevoerde controle in Climatools, zodat aantoonbaar is:

• welk meetmiddel is gebruikt bij welke klus door welke monteur.

5. Afkeur (“ongeschikt”)

Bij defecten of afwijkingen wordt het meetmiddel direct als ongeschikt gemarkeerd en in Climatools eveneens zo geregistreerd en buiten gebruik gesteld, met vervolgactie (reparatie, herkalibratie of vervanging).

A3.3.3 Kalibratie-/controlefrequenties (per instrumenttype)

Onderstaande frequenties worden als “kalibratiefrequentie” ingesteld in Climatools per meetmiddeltype.

Instrument/Apparatuur	Frequentie	Testmethode
Manometer, 1% van schaalmaximum	1x per 24 maanden laten kalibreren	vergelijking met (gekalibreerde) referentiemeter door kalibratie-instelling
Vacuümmeter, nauwkeurigheid +/-10% van waarde	1x per 24 maanden laten kalibreren	vergelijking met (gekalibreerde) referentiemeter door kalibratie-instelling
Lekdetectietoestel, nauwkeurigheid 5 ppm	1x per 12 maanden	Test met monsterflesje/testgas conform (NEN-EN 14624/ISO 6141) door kalibratie-instelling
Thermometer, nauwkeurigheid +/- 1°C	1x per 12 maanden	ijswater-test (0°C, acceptatie ±1°C) OF vergelijking met (gekalibreerde) referentiemeter door kalibratie-instelling
Weegschaal, nauwkeurigheid 0,1 kg	1x per 12 maanden met ijkgewicht testen OF 1x per 24 maanden laten kalibreren	1x per 12 maanden met ijkgewicht testen OF kalibratie door kalibratie-instelling

Instrumentenregister (Climatools-overzicht)

Audit-proof bewijs bestaat uit het instrumentenoverzicht met per meetmiddel:

• uniek instrument-ID / serienummer;
• geldigheidsstatus (geldig / binnenkort verlopen / verlopen);
• laatste controle-/kalibratiedatum en ingestelde frequentie.

Kalibratie- en controlerapporten (uploads per meetmiddel)

Het bewijs van een uitgevoerde kalibratie of controle is het kalibratierapport zelf. Een aantekening in het instrumentenregister of een sticker op het apparaat geldt niet als bewijs; die verwijzen slechts naar het rapport. Zonder rapport is de controle niet aantoonbaar uitgevoerd en wordt het meetmiddel als niet-geldig beschouwd. Het rapport wordt als bestand opgeslagen bij het betreffende meetmiddel in de Climatools gereedschap en apparatuurmodule en bevat ten minste:

• serienummer van het gekalibreerde of gecontroleerde meetmiddel;
• datum van de kalibratie of controle;
• de toegepaste methode;
• de getoetste afwijking en de beoordeling akkoord of niet akkoord;
• de eventueel uitgevoerde justering of vervolgactie;
• de naam van de uitvoerder.

Thermometer – bewijs ijswatermethode / referentiemeter

Indien de ijswatermethode wordt gebruikt, wordt als bewijs vastgelegd (in testformulier/rapport als upload):

• thermometer-ID;
• datum testmeting;
• gemeten waarde(n);
• afwijking t.o.v. 0°C en beoordeling OK/NOK (acceptatie: maximaal ±1°C);
• medewerker (uitvoerder).

Indien gekozen is voor externe kalibratie, wordt als bewijs opgeslagen:

• kalibratiecertificaat/rapport (met datum, meetwaarden en resultaat).

Weegschaal – bewijs ijkgewichtmethode (elke 12 maanden) of externe kalibratie (elke 24 maanden)

Indien gekozen is voor controle met ijkgewicht, wordt als bewijs vastgelegd (in controle-/ijkrapport als upload):

• weegschaal-ID;
• datum controle;
• gemeten waarde(n);
• geconstateerde afwijkingen en eventuele justering;
• medewerker (uitvoerder);
• type en klasse van het ijkgewicht + aantoonbaarheid dat dit ijkgewicht geschikt is voor de toepassing (bijv. verklaring/gegevens leverancier).

Indien gekozen is voor externe kalibratie, wordt als bewijs opgeslagen:

• kalibratiecertificaat/rapport (met weegschaal-ID, datum, meetwaarden en resultaat).

Herleidbaarheid naar werkzaamheden (werkbon)

De onderneming kan aantonen dat de gebruikte meetmiddelen herleidbaar zijn naar uitgevoerde werkzaamheden doordat in Climatools de meetmiddelen (instrument-ID) door de monteur gekoppeld worden aan werkbon/controles.

Beschikbaarheid voor audit / bewaartermijn

De instrumentoverzichten en uploads van kalibratierapporten/ijkrapporten zijn op verzoek direct exporteerbaar/opvraagbaar ten behoeve van audits. Bewijsstukken worden conform de bewaartermijnen in het handboek bewaard.

• Explosieveilig/ATEX-materieel: elektrisch of mechanisch materieel waarvan de geschiktheid, waar van toepassing, blijkt uit de Ex-markering, apparatuurcategorie en bijbehorende verklaring of handleiding.
• Vonkarm of niet-vonkend handgereedschap (in de praktijk vaak “vonkvrij” genoemd): handgereedschap dat is gekozen om het risico op mechanische vonken te beperken. De aanduiding “vonkvrij” is op zichzelf geen bewijs dat het gereedschap geschikt is voor een ATEX-zone en vervangt geen EVD, TRA of apparatuurcategorie.

MINIMALE REGISTRATIE IN CLIMATOOLS

• uniek instrument-ID(gereedschapsnummer), type, merk en model;
• beoogde toepassing en beperkingen;
• Ex-markering en apparatuurcategorie
• EU-conformiteitsverklaring, certificaat, handleiding of leveranciersverklaring als upload;
• voor vonkarm handgereedschap: materiaal-/productverklaring of aantoonbare leveranciersspecificatie;
• datum van inspectie/onderhoud, status geschikt of buiten gebruik en verantwoordelijke medewerker.

CONTROLE EN BUITENGEBRUIKSTELLING

• De kwaliteitsverantwoordelijke controleert minimaal jaarlijks of de bewijsstukken, markeringen, categorieën en toepassingsbeperkingen actueel en leesbaar zijn.
• De monteur voert vóór ieder gebruik een visuele en functionele controle uit conform de fabrikant en vergelijkt de vereiste categorie met EVD/werkvergunning/TRA.
• Beschadigd materieel, onleesbare markering, een ontbrekende verklaring of een onduidelijke categorie leidt tot de status “buiten gebruik”. Het werk start niet totdat geschikt vervangend materieel beschikbaar is.
• Het gebruikte instrument- of set-ID en de gekozen categorie worden op de werkbon of in de TRA vastgelegd wanneer 5.1.1 van toepassing is.

• materialen en componenten die van invloed kunnen zijn op de lekvrije werking van installaties, zoals leidingmateriaal, koppelingen, appendages, afdichtingen en filterdrogers;
• koudemiddelen;
• meet- en weegapparatuur.

Uitvoering

De onderneming kan aantonen dat ingekochte materialen en materieel welke van invloed zijn op een lekvrije werking van de installatie van de juiste kwaliteit zijn en geschikt is voor toepassing in de installaties of apparatuur waaraan de werkzaamheden worden verricht.

Materialen worden hoofdzakelijk bij een koeltechnische groothandel ingekocht en bij levering gecontroleerd.

Van geleverde koudemiddelen worden het type, de hoeveelheid, het cilinder- of chargenummer en de leverancier vastgelegd in de Climatools cilindermodule.

Ingangscontrole

Ontvangen materieel, materialen en gassen worden niet gebruikt of verwerkt voordat aantoonbaar is vastgesteld dat zij voldoen aan de gestelde eisen. Bij ontvangst wordt gecontroleerd:

• of de levering overeenkomt met de bestelling wat betreft type, hoeveelheid en specificatie;
• of de verpakking, cilinder of het materieel onbeschadigd is;

• of de vereiste documentatie aanwezig is, zoals verklaringen, certificaten of handleidingen;
• of cilinders de juiste aanduiding en veiligheidsaanduiding dragen en of geregenereerd of gerecycled gas als zodanig is aangeduid;
• of niet-hervulbare cilinders zijn geleverd; deze mogen niet worden toegepast;
• of het materiaal op de juiste wijze kan worden opgeslagen of getransporteerd.

De uitkomst van de ingangscontrole wordt vastgelegd. Afgekeurde leveringen worden apart gezet, gemarkeerd als niet vrijgegeven en teruggemeld aan de leverancier.

De kwaliteitsverantwoordelijke beoordeelt jaarlijks aan de hand van de resultaten of de ingangscontrole systematisch wordt uitgevoerd en effectief is. De uitkomst gaat mee naar de directiebeoordeling.

A3.4 Logboekbeheer & registratieborging

De onderneming borgt dat van iedere relevante handeling aan een installatie een volledige en juiste werkregistratie in Climatools wordt gemaakt. Deze werkregistraties worden in Climatools automatisch toegevoegd aan het digitale logboek van de betreffende installatie, samen met gekoppelde koudemiddel- en beheerregistraties. Het logboek is daarmee het centrale, digitale dossier van de installatie en is beschikbaar voor onderhoud, inspecties en audits. De onderneming verstrekt aantoonbaar een kopie van de werkregistraties en/of het logboek aan de eigenaar/exploitant, digitaal via het Climatools klantenportaal of als PDF-export in een niet te wijzigen format (PDF), en bewaart het origineel minimaal 5 jaar.

A3.5 Oplevering & technische informatie

ALGEMEEN

De onderneming borgt dat bij de oplevering van een installatie de eigenaar/gebruiker schriftelijke en duidelijke technische informatie ontvangt die nodig is voor correct gebruik, onderhoud en service van de apparatuur. Deze informatieverstrekking maakt onderdeel uit van de oplevering en wordt aantoonbaar vastgelegd. Daarnaast informeert de onderneming de eigenaar/exploitant over diens relevante verplichtingen uit wet- en regelgeving, waaronder – waar van toepassing – de verplichting tot periodieke lekkagecontrole, het beschikbaar houden van het logboek en het laten opnemen van uitgevoerde werkzaamheden in dat logboek.

UITVOERING

Bij oplevering van een correct functionerende installatie ontvangt de eigenaar/gebruiker minimaal de de digitale werkbon, het digitale logboek of de relevante logboekinformatie (indien van toepassing), de gebruikershandleiding en – waar relevant – aanvullende technische documentatie zoals schema’s of onderhoudsinstructies. De onderneming geeft daarbij uitleg over het juiste gebruik van de installatie en wijst de eigenaar/exploitant aantoonbaar op diens relevante verplichtingen, zoals de toepasselijke periodieke lekkagecontrole en het beschikbaar houden van het logboek. Informatie wordt verstrekt via Climatools, door middel van het klantenportaal en/of een PDF-export van werkbon, logboek en bijlagen. De verstrekking van deze informatie blijkt uit de opleveringsregistratie in Climatools en/of uit de gedeelde documenten in het klantdossier.

UITVOERING

Werkzaamheden die onder de BRL100 vallen worden in beginsel door de onderneming zelf uitgevoerd. Indien toch sprake is van inhuur of uitbesteding, wordt vóór start van de werkzaamheden gecontroleerd of het betreffende bedrijf en/of de betreffende persoon over de juiste certificaten beschikt. Deze controle vindt plaats door het opvragen van een kopie van het relevante certificaat en verificatie van de geldigheid via het Centraal Register Techniek (CRT) via:
https://www.centraalregistertechniek.nl/zoeken-op-kwalificatie
en/of, waar nodig, via de certificerende instelling. De kwaliteitsverantwoordelijke legt deze verificatie aantoonbaar vast in het opdracht- of onderaannemersdossier. Bij structurele samenwerking of langdurige inzet wordt de geldigheid minimaal jaarlijks opnieuw gecontroleerd. Indien de certificering niet aantoonbaar geldig is, mogen de werkzaamheden niet worden uitgevoerd.

VERIFICATIE VAN BEDRIJVEN

Bij uitbesteding aan een andere onderneming verifieert de onderneming vóór aanvang van de werkzaamheden of de onderaannemer beschikt over een geldig certificaat voor ondernemingen voor het betreffende deelgebied. Een kopie van het certificaat en het bewijs van verificatie worden bewaard in het dossier.

VERIFICATIE VAN PERSONEN

Bij inzet van ingehuurde personen of medewerkers van een onderaannemer verifieert de onderneming vooraf of de betrokken persoon beschikt over het juiste en geldige persoonscertificaat voor de betreffende werkzaamheden. Dit gebeurt door het opvragen van een kopie van het certificaat en verificatie van de geldigheid/registratie via het CRT. De onderneming zet personen uitsluitend in binnen de scope van hun certificaat.

AANVULLENDE AFSPRAKEN

De onderneming legt bij inhuur of uitbesteding tevens vast dat de ingehuurde persoon of onderaannemer werkt volgens de relevante procedures en werkinstructies van de onderneming en de vereiste registraties en werkbonnen invult of aanlevert. Afwijkingen, incidenten of tekortkomingen worden direct gemeld en verwerkt volgens de procedure omgaan met tekortkomingen.

UITVOERING

Registraties worden waar mogelijk vastgelegd in Climatools en per onderwerp beheerd in de daarvoor bestemde module (zoals werkbonnen, incidenten, gereedschap & apparatuur, cilinders/koudemiddelregistratie en rapportages). De kwaliteitsverantwoordelijke ziet toe op volledigheid, beschikbaarheid en bewaartermijnen. Indien registraties buiten Climatools worden beheerd, worden deze centraal opgeslagen in het kwaliteitsdossier en zodanig beheerd dat zij aantoonbaar herleidbaar en beschikbaar blijven gedurende de geldende bewaartermijn. Werkregistraties, logboeken, kalibratiebewijzen, NC-/incidentdossiers en auditdossiers moeten op verzoek direct beschikbaar zijn.

A3.7.1 Tabel registraties & bewaartermijnen

Document	Waar vastgelegd / bewaard	Verantwoordelijke	Bewaartermijn
Werkbon / werkregistratie	Climatools werkbonnenmodule	Monteur / kwaliteitsverantwoordelijke	Min. 5 jaar
Digitaal logboek installatie	Climatools logboek / klantdossier	Kwaliteitsverantwoordelijke	Min. 5 jaar na afbraak installatie
Koudemiddelregistratie / flessenkaart	Climatools cilindermodule / koudemiddelregistratie	Kwaliteitsverantwoordelijke	Min. 5 jaar
F-gassenbalans / jaarbalans	Climatools rapportagemodule / rapportage-export	Kwaliteitsverantwoordelijke	Min. 5 jaar
Incidenten / klachten / NC-dossiers	Climatools incidentenmodule	Kwaliteitsverantwoordelijke	Min. 5 jaar
Auditdossiers / directiebeoordeling	Audittemplate + archief / kwaliteitsdossier	Kwaliteitsverantwoordelijke / directie	Min. 5 jaar
Kalibratiecertificaten / meetmiddelbewijzen / Ex- en leveranciersverklaringen	Climatools gereedschap- & apparatuurmodule	Kwaliteitsverantwoordelijke	Min. 5 jaar
Certificaten personeel / onderaannemers	Personeelsdossier / opdrachtdossier / kwaliteitsdossier	Kwaliteitsverantwoordelijke	Geldigheid + historische kopieën min. 5 jaar
Taak-risicoanalyse (TRA) per werkzaamheid	Extern TRA-formulier (tra.climatools.nl), als bijlage toegevoegd aan de werkbon in Climatools	Werkvoorbereider / monteur (opstellen) · kwaliteitsverantwoordelijke (controle)	Min. 5 jaar, gelijk aan de bijbehorende werkbon
RI&E en plan van aanpak	RI&E-applicatie (rie.climatools.nl) + kwaliteitsdossier	Kwaliteitsverantwoordelijke / directie	Actuele versie + historische versies min. 5 jaar

Aanduiding van de situatie en het moment waarop de werkinstructie moet worden toegepast

Deze werkinstructie wordt toegepast bij drukbeproeving van een nieuw geplaatst, gewijzigd of gerepareerd koudemiddelcircuit, vóór vacumeren en vullen, en na werkzaamheden waarbij drukhoudende delen zijn geopend, vervangen of opnieuw verbonden.

Het voorbereidingsproces voor de daadwerkelijke uitvoer

Controleer of de uitvoerende monteur bevoegd is voor het toegepaste deelgebied en koudemiddel. Bepaal per installatiedeel de maximaal toelaatbare druk (PS) en de vereiste beproevingsdruk aan de hand van de kenplaat, ontwerpdocumentatie, het fabrikantvoorschrift en de toepasselijke norm. Stel vast of het circuit in delen moet worden beproefd of als geheel kan worden beproefd. Controleer of de meetmiddelen een uniek identificatienummer hebben, geschikt zijn en binnen de controletermijn vallen. Zorg dat de verbindingen bereikbaar en zichtbaar zijn, dat het te beproeven deel geen koudemiddel bevat en dat de werkplek veilig is afgezet. Bij brandbare koudemiddelen worden de maatregelen uit de taak-risicoanalyse, werkvergunning en eventuele ATEX-afspraken vooraf bevestigd.

De instrumenten en/of apparaten waarvan gebruik wordt gemaakt bij de uitvoering

Manometer geschikt voor het toegepaste koudemiddel, droge stikstofcilinder met reduceerventiel en afleesbare manometer, directe lekdetectiemiddelen zoals zeepsop of lekzoekspray, thermometer indien nodig voor temperatuurscorrectie, en PBM conform taak-risicoanalyse.

De te verrichten handelingen en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, zo nodig uitgesplitst naar verschillende situaties

Controleer eerst met een lage voorvuldruk of sprake is van directe lekkage. Stel vóór aanvang per installatiedeel de laagste maximaal toelaatbare druk (PS) vast van alle componenten die in het te beproeven deel zijn opgenomen; die laagste waarde is bepalend. Componenten die de beproevingsdruk niet kunnen weerstaan, zoals bepaalde appendages, veiligheidsvoorzieningen en fabrieksmatig beproefde units, worden vóór het opvoeren van de druk afgesloten of losgenomen. Voer de sterktebeproeving uit met droge stikstof op ten minste 1,1 × PS van het beproefde installatiedeel. Voer de druk in stappen op en laat deze tussen de stappen stabiliseren. Houd de werkplek afgezet en blijf tijdens het opvoeren buiten de directe nabijheid van het circuit. Lage- en hogedrukzijde hebben doorgaans een verschillende PS en worden ieder op hun eigen 1,1 × PS beproefd; als beide zijden niet veilig als geheel kunnen worden beproefd, worden de installatiedelen afzonderlijk beproefd. Na de sterktebeproeving wordt de druk teruggebracht naar de dichtheidsbeproevingsdruk en worden alle verbindingen, appendages en relevante componenten gecontroleerd met een direct lekdetectiemiddel. De dichtheidsbeproeving wordt niet boven PS uitgevoerd. Laat de installatie zo lang op druk staan als nodig is om alle punten te controleren en de drukstabiliteit vast te stellen. Bij drukverlies of vervorming wordt de proef afgebroken, de oorzaak hersteld en de volledige beproeving herhaald

Uitvoeren van de werkzaamheid na raadpleging van het logboek

Vooraf wordt het logboek geraadpleegd om eerdere drukproeven, reparaties, lekkages, vervangingen en bijzonderheden vast te stellen. Bij logboekplichtige installaties wordt gecontroleerd of het logboek aanwezig en actueel is. Indien een verplicht logboek ontbreekt of onvolledig is, wordt dit op de werkbon in Climatools vastgelegd en gemeld.

Normen (bijvoorbeeld NEN) en verordeningen die van toepassing zijn en bij de uitvoer in acht moeten worden genomen

NEN-EN 378-2, NEN-EN-ISO 5149-4:2025, PED 2014/68/EU, Warenwetbesluit drukapparatuur en Verordening (EU) 2024/573 voor emissiepreventie.

Registratie van relevante gegevens (bijvoorbeeld in het logboek)

De beproevingsdruk, gebruikte methode standtijd, uitkomst van de proef, eventuele herstelacties en de identificatienummers van de gebruikte meetmiddelen worden vastgelegd op de werkbon in Climatools. Indien van toepassing wordt een drukbeproevingsbewijs toegevoegd aan het digitale logboek. Per zelfstandig circuit wordt een aparte registratie gemaakt. Een kopie wordt aantoonbaar aan eigenaar/exploitant verstrekt en het origineel wordt minimaal 5 jaar bewaard.

A4.2 Werkinstructie Vacuumeren

Aanduiding van de situatie en het moment waarop de werkinstructie moet worden toegepast

Deze werkinstructie wordt toegepast bij vacumeren van een nieuw geplaatst, gewijzigd of gerepareerd circuit nadat de drukbeproeving en lekdichtheidsbeproeving met goed resultaat zijn afgerond en vóór het vullen met koudemiddel.

Het voorbereidingsproces voor de daadwerkelijke uitvoer

Controleer of de uitvoerende monteur bevoegd is voor het toegepaste koudemiddel. Controleer of vacuümpomp, vacuümmeter en eventuele manometers een uniek identificatienummer hebben en binnen de controletermijn vallen. Controleer of de vacuümmeter een absolute druk kleiner dan 270 Pa kan weergeven. Zorg dat de stikstofdruk volledig en veilig is verwijderd voordat het vacumeren start. Open alle relevante afsluiters en zorg dat magneetkleppen, regelorganen en delen van het circuit die meegevacumeerd moeten worden ook daadwerkelijk bereikbaar/open zijn. Bij brandbare koudemiddelen of brandbare F-gassen wordt de gereedschapskeuze vooraf vastgesteld volgens 5.1.1. In een ATEX-zone wordt uitsluitend explosieveilig materieel gebruikt van de categorie die het EVD en de werkvergunning voorschrijven. Buiten een ATEX-zone geldt bij het openen van het circuit of een ander voorzienbaar vrijkomrisico de categorie 1/2-regel uit 5.1.1. Vonkarm (“vonkvrij”) handgereedschap wordt alleen als aanvullende maatregel toegepast wanneer de TRA een risico op mechanische vonken vaststelt.

De instrumenten en/of apparaten waarvan gebruik wordt gemaakt bij de uitvoering

Vacuümpomp, vacuümmeter, manometerset met geschikte vacuümaansluiting, stikstofcilinder met reduceerventiel voor het eventueel breken van het vacuüm en PBM conform taak-risicoanalyse. Indien 5.1.1 dit vereist: explosieveilige vacuümpomp/arbeidsmiddelen, vonkarm handgereedschap en een explosiegevaarmeter.

De te verrichten handelingen en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, zo nodig uitgesplitst naar verschillende situaties

Sluit de vacuümpomp aan en plaats de vacuümmeter bij voorkeur zo ver mogelijk van de pomp, bijvoorbeeld aan de installatiezijde, zodat de gemeten waarde representatief is voor het hele circuit. Vacumeer tot een absolute druk van minder dan 270 Pa is bereikt. Zet daarna de pomp stil en controleer of het vacuüm stabiel blijft. Bij een kleine of droge installatie blijft het bereikte vacuüm minimaal 30 minuten in stand. Bij grotere installaties, bij vochtbelasting of wanneer de druk oploopt, wordt het vacuüm met droge stikstof gebroken en wordt opnieuw gevacumeerd totdat een stabiel vacuüm is bereikt (zie onderstaande tabel). Herhaal dit proces zo vaak als nodig is. Vullen met koudemiddel is pas toegestaan wanneer het vereiste vacuüm aantoonbaar is bereikt en voldoende stabiel blijft. Als de druk duidelijk oploopt, wordt eerst de oorzaak onderzocht, zoals lekkage, restvocht of een niet goed afgesloten deel van het circuit Koudemiddelinhoud Koelinstallatie Standtijd vacumeren (in minuten) Na laatste vacumeer procedure direct breken met stikstof > aantal keer 0 – 3 kg. 30 n.v.t. 3 – 30 kg. 60 n.v.t. 30 – 300 kg. 120 1 > 300 kg. 120 2

Uitvoeren van de werkzaamheid na raadpleging van het logboek

Vooraf wordt het logboek geraadpleegd op eerdere lekkages, openingen van het circuit, vochtproblemen, compressorvervanging en andere werkzaamheden die invloed hebben op de benodigde vacumeerduur. Bij logboekplichtige installaties wordt gecontroleerd of het logboek actueel is en of eerdere meetwaarden beschikbaar zijn.

Normen (bijvoorbeeld NEN) en verordeningen die van toepassing zijn en bij de uitvoer in acht moeten worden genomen

NEN-EN-ISO 5149-4:2025 en Verordening (EU) 2024/573 voor emissiepreventie. Bij brandbare koudemiddelen aanvullend, indien relevant: Arbeidsomstandighedenbesluit, ATEX 153 en NPR 7600.

Registratie van relevante gegevens (bijvoorbeeld in het logboek)

Het bereikte vacuüm, de standtijd, het aantal keren breken met stikstof, de gebruikte methode en de identificatienummers van de vacuümmeter worden vastgelegd op de werkbon in Climatools en, indien van toepassing, toegevoegd aan het digitale logboek. Per zelfstandig circuit wordt een aparte registratie gemaakt. Wanneer 5.1.1 van toepassing is, worden tevens ATEX-relevantie, EVD/zone, vereiste categorie en de ID’s van het gebruikte explosieveilige of vonkarme gereedschap vastgelegd.

A4.3 Werkinstructie Vullen van apparatuur

Aanduiding van de situatie en het moment waarop de werkinstructie moet worden toegepast

Deze werkinstructie wordt toegepast bij het vullen van apparatuur na een succesvol afgeronde drukbeproeving en vacumeerprocedure, en bij navullen na onderhoud of reparatie.

Het voorbereidingsproces voor de daadwerkelijke uitvoer

Controleer welk koudemiddel volgens ontwerp, kenplaat en documentatie moet worden toegepast en controleer of vullen is toegestaan. Controleer of de cilinder, weegschaal, manometerset en vulslangen geschikt zijn voor het toegepaste koudemiddel en binnen de controletermijn vallen. Gebruik geen niet-hervulbare cilinders. Controleer of de kenplaat aanwezig en leesbaar is en of de gegevens nog overeenkomen met de werkelijke situatie. Stel vast of sprake is van nieuw koudemiddel, gerecycled of geregenereerd koudemiddel en leg de herleidbaarheid vooraf vast. Bevestig vooraf welke emissiebeperkende maatregelen worden genomen bij het aansluiten en losnemen van slangen.

De instrumenten en/of apparaten waarvan gebruik wordt gemaakt bij de uitvoering

Weegschaal, manometerset, vulslangen, geschikte koudemiddelcilinder of servicecilinder, lekdetectietoestel passend bij het toegepaste koudemiddel, en PBM conform taak-risicoanalyse.

De te verrichten handelingen en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, zo nodig uitgesplitst naar verschillende situaties

Vul uitsluitend met het voorgeschreven koudemiddel en in de voorgeschreven hoeveelheid. Weeg de cilinder vóór en na het vullen. Ontlucht of purgeer de slangen op een emissiearme manier en voorkom vermenging van verschillende middelen, tenzij dit expliciet is toegestaan in het ontwerp of de instructie van de fabrikant. Vul beheerst en controleer tijdens het vullen of geen afwijkende druk- of temperatuurverschijnselen optreden. Na het vullen worden de vulslangen emissiearm losgenomen en worden de aansluitpunten direct afgesloten met doppen of kappen. Controleer daarna de serviceaansluitingen en andere geopende punten met een geschikt lekdetectiemiddel of lekdetectietoestel. Indien de koudemiddelinhoud of etikettering wijzigt, wordt de kenplaat aangepast of wordt de afwijking vastgelegd voor opvolging..

Uitvoeren van de werkzaamheid na raadpleging van het logboek

Vooraf wordt het logboek geraadpleegd op eerdere vullingen, lekkages, terugwinning, retrofit, koudemiddelwissels en geregistreerde totale inhoud van het circuit. Indien een installatie logboekplichtig is en het logboek ontbreekt of niet actueel is, wordt dit gemeld en vastgelegd op de werkbon in Climatools.

Normen (bijvoorbeeld NEN) en verordeningen die van toepassing zijn en bij de uitvoer in acht moeten worden genomen

Verordening (EU) 2024/573, NEN-EN-ISO 5149-4_2025 en, indien van toepassing voor etikettering, Uitvoeringsverordening (EU) 2024/2174.

Registratie van relevante gegevens (bijvoorbeeld in het logboek)

Op de werkbon in Climatools worden per zelfstandig circuit vastgelegd: type koudemiddel, toegevoegde hoeveelheid in kg en waar relevant in ton CO2-equivalent, reden van vullen, status nieuw/gerecycled/geregenereerd weeggegevens en gebruikte meetmiddelen. Indien van toepassing worden deze gegevens toegevoegd aan het digitale logboek.

Aanduiding van de situatie en het moment waarop de werkinstructie moet worden toegepast

Deze werkinstructie wordt toegepast bij het verwijderen van één van de stoffen genoemd in 1.2 voorafgaand aan reparatie, modificatie, demontage of buitengebruikstelling van apparatuur.

Het voorbereidingsproces voor de daadwerkelijke uitvoer

Controleer welk koudemiddel aanwezig is en welke verwerkingsroute voor dat middel geldt. Controleer of afpompunit, retourcilinder, weegschaal, manometerset en slangen geschikt zijn voor het toegepaste middel, voorzien zijn van identificatie en binnen de controletermijn vallen. Controleer of de retourcilinder correct is gelabeld voor het betreffende gas. Stem vooraf af of sprake is van terugwinning voor hergebruik, afvoer, regeneratie of recycling. Bij brandbare koudemiddelen, CO2 of NH3 worden de middel-specifieke veiligheidsmaatregelen vooraf bevestigd in de taak-risicoanalyse.

De instrumenten en/of apparaten waarvan gebruik wordt gemaakt bij de uitvoering

Afpompunit of terugwinunit, manometerset, weegschaal, geschikte retourcilinder, lekdetectiemiddel of lekdetectietoestel passend bij het toegepaste koudemiddel, en PBM conform taak-risicoanalyse.

De te verrichten handelingen en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, zo nodig uitgesplitst naar verschillende situaties

Sluit de afpompunit en retourcilinder aan volgens de werkwijze voor het toegepaste koudemiddel en voorkom onnodige emissie bij het aansluiten en losnemen van slangen. Win F-gassen en ozonlaagafbrekende stoffen terug in een geschikte en gelabelde retourcilinder. Verwijder indien nodig ook met koudemiddel verontreinigde olie en voer deze af volgens de geldende afvalstroom. Weeg de teruggewonnen hoeveelheid nauwkeurig. Sluit na het terugwinnen de installatie af zodat geen lucht en vocht onnodig het circuit binnendringen. Voor CO2 geldt dat afblazen alleen op veilige wijze mag plaatsvinden als de middel-specifieke procedure en de taak-risicoanalyse dat toestaan. Voor NH3 worden de veiligheidsprocedures uit de actuele PGS 13 en de bedrijfsspecifieke instructies gevolgd.

Uitvoeren van de werkzaamheid na raadpleging van het logboek

Vooraf wordt het logboek geraadpleegd op geregistreerde inhoud, eerdere terugwinning, lekkages, verontreiniging, retrofit en eerdere buitengebruikstellingen. De geregistreerde inhoud wordt vergeleken met de werkelijke teruggewonnen hoeveelheid; afwijkingen worden onderzocht en vastgelegd.

Normen (bijvoorbeeld NEN) en verordeningen die van toepassing zijn en bij de uitvoer in acht moeten worden genomen

Verordening (EU) 2024/573, Verordening (EU) 2024/590 voor ozonlaagafbrekende stoffen, NEN-EN-ISO 5149-4_2025 ADR en PGS 15 voor vervoer en opslag van cilinders, en voor NH3 de actuele PGS 13.

Registratie van relevante gegevens (bijvoorbeeld in het logboek)

De teruggewonnen hoeveelheid, het type koudemiddel, de reden van terugwinning, de bestemming van het middel, de status gerecycled/geregenereerd indien van toepassing, de cilinderidentificatie en de gebruikte meetmiddelen worden vastgelegd op de werkbon in Climatools. Bij logboekplichtige circuits worden deze gegevens toegevoegd aan het digitale logboek. Ook afwijkingen tussen geregistreerde en teruggewonnen inhoud worden aantoonbaar vastgelegd.

Aanduiding van de situatie en het moment waarop de werkinstructie moet worden toegepast

Deze werkinstructie wordt toegepast bij de inbedrijfstelling van nieuw geplaatste, gewijzigde of gerepareerde apparatuur nadat drukbeproeving, vacumeren en vullen zijn afgerond.

Het voorbereidingsproces voor de daadwerkelijke uitvoer

Controleer of de installatie compleet is, alle documenten beschikbaar zijn en de kenplaat en relevante instructies aanwezig zijn. Controleer of de gebruikte meetmiddelen geschikt zijn voor het toegepaste koudemiddel, een identificatienummer hebben en binnen de controletermijn vallen. Controleer of veiligheidsvoorzieningen, afsluiters, isolatie, afschermingen, sensoren en bedrading gereed zijn voor bedrijfsname. Volg de opstartinstructies van de leverancier; bij een zelf samengesteld systeem worden de instructies van deelleveranciers gevolgd.

De instrumenten en/of apparaten waarvan gebruik wordt gemaakt bij de uitvoering

Manometer(set) en temperatuurmeter, lekdetectietoestel passend bij het toegepaste koudemiddel en PBM conform taak-risicoanalyse.

De te verrichten handelingen en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, zo nodig uitgesplitst naar verschillende situaties

Voer eerst een pre-inspectie uit op documentatie, visuele staat van de installatie en volledigheid van de montage. Start de installatie vervolgens op volgens de instructie van de fabrikant. Controleer de werkdrukken en de daarbij behorende temperaturen (oververhitting/onderkoeling) en vergelijk deze met de ontwerpgegevens en de actuele omgevingscondities. Controleer de koudemiddelvulling via kijkglas of vloeistofniveau indien aanwezig, controleer het smeerolieniveau en de temperatuur indien mogelijk, en controleer of trillingen, beweging, beschadigingen, ontbrekende isolatie of andere afwijkingen aanwezig zijn. Controleer de serviceaansluitingen, ontlastorganen en overige kritische punten op lekkage. Indien afwijkingen worden vastgesteld, wordt de installatie niet opgeleverd voordat de oorzaak is weggenomen of de afwijking formeel is gerapporteerd aan de opdrachtgever.

Uitvoeren van de werkzaamheid na raadpleging van het logboek

Vooraf wordt het logboek geraadpleegd op eerdere inbedrijfstellingen, storingen, lekkages, vervangingen en gewijzigde instellingen. Bij een nieuwe logboekplichtige installatie wordt een digitaal logboek in Climatools aangemaakt of aangevuld voordat de installatie wordt opgeleverd

Normen (bijvoorbeeld NEN) en verordeningen die van toepassing zijn en bij de uitvoer in acht moeten worden genomen

NEN-EN 378 deel 2 en deel 4, Verordening (EU) 2024/573 en, indien van toepassing, Uitvoeringsverordening (EU) 2024/2174 voor etikettering.

Registratie van relevante gegevens (bijvoorbeeld in het logboek)

De resultaten van de inbedrijfstelling worden vastgelegd op de werkbon in Climatools. Daarbij worden in ieder geval opgenomen: gemeten drukken en temperaturen, oververhitting en/of onderkoeling, gebruikte methode, gebruikte meetmiddelen, geconstateerde afwijkingen, bevestiging van lekkagecontrole, en of handleiding, logboek en relevante technische informatie aan eigenaar/gebruiker zijn overgedragen. Indien van toepassing worden de gegevens toegevoegd aan het digitale logboek.

Aanduiding van de situatie en het moment waarop de werkinstructie moet worden toegepast

Deze werkinstructie wordt toegepast bij tijdelijke of definitieve buitengebruikstelling van apparatuur, inclusief situaties van demontage, sloop of langdurige stilstand.

Het voorbereidingsproces voor de daadwerkelijke uitvoer

Bepaal vooraf of sprake is van tijdelijke stilstand of definitieve buitengebruikstelling. Controleer welk koudemiddel aanwezig is en welke verwerkingsroute daarvoor geldt. Controleer of afpompunit, cilinders, weegschaal, afsluitmateriaal en markering beschikbaar en geschikt zijn. Maak de installatie spanningsloos waar nodig en borg tegen onbedoelde herinschakeling. Stem af met opdrachtgever/eigenaar wat de status van de installatie wordt en hoe dit op locatie wordt gemarkeerd.

De instrumenten en/of apparaten waarvan gebruik wordt gemaakt bij de uitvoering

Afpompunit, manometerset, weegschaal, geschikte cilinders, markering of label voor buitengebruikstelling, en PBM conform taak-risicoanalyse.

De te verrichten handelingen en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, zo nodig uitgesplitst naar verschillende situaties

Verwijder of verwerk het aanwezige koudemiddel volgens de middel-specifieke procedure. Win F-gassen en ozonlaagafbrekende stoffen terug. Voor CO2 wordt de veilige verwerkingsroute gevolgd volgens de taak-risicoanalyse en NPR 7601; PGS 9 geldt aanvullend uitsluitend wanneer de cryogene CO2-opslag binnen het toepassingsbereik van die richtlijn valt. Voor NH3 wordt PGS 13 toegepast. Verwijder indien nodig verontreinigde olie. Sluit open verbindingen af zodat geen lucht, vocht of vervuiling kan binnendringen. Maak de installatie spanningsloos of mechanisch buiten bedrijf conform de overeengekomen situatie. Breng een duidelijke markering aan dat de installatie buiten gebruik is gesteld. Bij definitieve buitengebruikstelling wordt vastgelegd welke onderdelen zijn verwijderd of veiliggesteld.

Uitvoeren van de werkzaamheid na raadpleging van het logboek

Vooraf wordt het logboek geraadpleegd op geregistreerde inhoud, eerdere storingen, eerdere stilstanden en bijzondere afspraken met de eigenaar. Achteraf wordt gecontroleerd of de buitengebruikstelling, inclusief de genomen maatregelen voor gasverwijdering, volledig in het logboek is verwerkt.

Normen (bijvoorbeeld NEN) en verordeningen die van toepassing zijn en bij de uitvoer in acht moeten worden genomen

Verordening (EU) 2024/573, Verordening (EU) 2024/590 voor ozonlaagafbrekende stoffen, NEN-EN-ISO 5149-4:2025, ADR en PGS 15; voor CO2 NPR 7601 en waar van toepassing PGS 9; voor NH3 PGS 13.

Registratie van relevante gegevens (bijvoorbeeld in het logboek)

Op de werkbon in Climatools en, indien van toepassing, in het digitale logboek worden vastgelegd: datum buitengebruikstelling, reden, teruggewonnen of afgevoerde hoeveelheden, genomen maatregelen om de gassen terug te winnen of te verwijderen, de markering van de installatie als buiten gebruik en de identificatie van de uitvoerende onderneming en monteur. Per zelfstandig circuit wordt een aparte registratie gemaakt.

Aanduiding van de situatie en het moment waarop de werkinstructie moet worden toegepast

Deze werkinstructie wordt toegepast bij periodieke lekkagecontrole, bij onderhoud en service, na reparatie, bij oplevering en telkens wanneer er aanwijzingen zijn voor een lekkage of verhoogd lekkagerisico.

Het voorbereidingsproces voor de daadwerkelijke uitvoer

Controleer of het lekdetectietoestel geschikt is voor het toegepaste koudemiddel en aantoonbaar op goede werking is gecontroleerd. Voor F-gassen wordt vooraf gecontroleerd met een geschikt testgas of referentiemiddel. Voor CO2 wordt een geschikte CO2-detector of CO2-lekdetectiespray gebruikt. Voor NH3 wordt een geschikte ammoniakmethode gebruikt, zoals lakmoespapier, een geschikt zuur/zoutstaafje of een ammoniakmeter. Controleer of aanvullende directe lekdetectiemiddelen beschikbaar zijn. Controleer of de installatie in bedrijf of buiten bedrijf wordt gecontroleerd en bereid de controle daarop voor. Neem de geldende controlefrequentie en eventuele herstelcontrole mee in de planning.

De instrumenten en/of apparaten waarvan gebruik wordt gemaakt bij de uitvoering

Lekdetectietoestel passend bij het toegepaste koudemiddel, directe lekdetectiemiddelen zoals lekzoekspray of zeepoplossing, manometers en thermometer indien nodig voor aanvullende beoordeling, en PBM conform taak-risicoanalyse.

De te verrichten handelingen en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, zo nodig uitgesplitst naar verschillende situaties

Raadpleeg eerst de installatiegegevens en bepaal of het circuit in bedrijf of stilstaand wordt gecontroleerd. Controleer bij een stilstaand circuit, voor zover mogelijk, druk, temperatuur, olie- of vloeistofniveau en punten waar emissie kan optreden, aangevuld met een visuele inspectie op oliesporen, corrosie, beschadigingen en vervuiling. Controleer bij een draaiende installatie de werkdrukken en temperaturen, de koudemiddelvulling en alle kritische punten, zoals verbindingen, afsluiters, servicepoorten, ontlastorganen, trillingsgevoelige delen en corrosieplekken. Verborgen leidingen worden alleen gecontroleerd als daar aanleiding voor is. Bij lekkage worden oorzaak en herstelmaatregel direct vastgelegd en wordt een herstelcontrole ingepland conform wet- en regelgeving. Voor F-gassen en HFO's wordt de controlefrequentie bepaald volgens tabel 3.2.9.1, inclusief de vrijstellingen voor hermetisch gesloten apparatuur. Een aantoonbaar goed werkend automatisch lekdetectiesysteem verdubbelt het controle-interval. Vanaf 500 ton CO2-equivalent (Bijlage I) of 100 kg (Bijlage II, sectie 1) is het systeem voor de relevante stationaire apparatuur verplicht en bedraagt het controle-interval maximaal 6 maanden.

Uitvoeren van de werkzaamheid na raadpleging van het logboek

Het logboek wordt vooraf geraadpleegd op terugkerende lekkages, eerdere reparaties, probleemgebieden, vorige meetresultaten en aanwezigheid of functioneren van een automatisch lekdetectiesysteem. Bij constatering van herhaald lekverlies wordt dit expliciet gemeld en vastgelegd voor oorzaakanalyse en advies aan de exploitant.

Normen (bijvoorbeeld NEN) en verordeningen die van toepassing zijn en bij de uitvoer in acht moeten worden genomen

Verordening (EU) 2024/573, NEN-EN 378, NEN-EN 14624:2020 en ISO 6141 voor testgas bij F-gasdetectoren, en voor NH3 de actuele PGS 13.

Registratie van relevante gegevens (bijvoorbeeld in het logboek)

Op de werkbon in Climatools worden per zelfstandig circuit vastgelegd: datum en aanleiding van de controle, toegepaste methode, identificatienummers van het lekdetectietoestel en de overige gebruikte meetmiddelen, resultaat van de controle, geconstateerde lekkage en oorzaak, uitgevoerde herstelmaatregel en de datum en uitkomst van de herstelcontrole. Ook de aanwezigheid en werking van een automatisch lekdetectiesysteem worden geregistreerd. Bij logboekplicht worden de gegevens toegevoegd aan het digitale logboek. Een kopie wordt aantoonbaar aan de eigenaar/exploitant verstrekt en het origineel wordt minimaal 5 jaar bewaard.

Aanduiding van de situatie en het moment waarop de werkinstructie moet worden toegepast

Deze werkinstructie wordt toegepast vóór de start van risicovolle werkzaamheden aan installaties met de stoffen genoemd in 1.2, en in ieder geval bij brandbare koudemiddelen, werkzaamheden in of nabij ATEX-zones, heetwerk, werkzaamheden met meerdere disciplines, werkzaamheden in besloten ruimten en andere situaties waarin een verhoogd veiligheids- of milieurisico aanwezig is.

Het voorbereidingsproces voor de daadwerkelijke uitvoer

Verzamel vooraf alle relevante gegevens: type installatie, toegepast koudemiddel, installatielocatie, logboek, schema’s, werkvergunningen, veiligheidsinformatiebladen, leveranciersinstructies, eerdere incidenten en, indien van toepassing, het explosieveiligheidsdocument. Bepaal welke medewerkers worden ingezet en controleer of zij aantoonbaar bevoegd en geïnstrueerd zijn. Bevestig vooraf de werkgrenzen, noodprocedures, communicatieroutes, vrije vluchtwegen en de stopcriteria voor het werk.

De instrumenten, apparaten en of documentatie waarvan gebruik wordt gemaakt bij de uitvoering

TRA-formulier via https://tra.climatools.nl/ installatiegegevens, logboek, werkvergunning, veiligheidsinformatiebladen, gasmeetapparatuur passend bij het risico, communicatiemiddel, en PBM die uit de risicoanalyse volgen.

De te verrichten handelingen en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, zo nodig uitgesplitst naar verschillende situaties

Inventariseer eerst alle gevaren voor mens, omgeving, installatie en milieu. Beoordeel vervolgens per gevaar de kans en het effect en bepaal de benodigde beheersmaatregelen volgens de arbeidshygiënische strategie: eerst bronmaatregelen, daarna collectieve maatregelen, daarna organisatorische of individuele maatregelen en pas daarna PBM. Leg vast welke maatregelen nodig zijn voor spanningsloos maken, drukloos maken, ventilatie, afscherming, brandpreventie, gasmeting, toegangsbeperking, heetwerk, werkvergunning, toezicht, noodstop en alarmering. Bij brandbare koudemiddelen wordt 5.1.1 toegepast en wordt expliciet beoordeeld of een ATEX-zone aanwezig of mogelijk is, of het circuit wordt geopend en of koudemiddel kan vrijkomen. Het EVD en de werkvergunning worden gecontroleerd. In een ATEX-zone geldt de categorie uit het EVD; buiten een ATEX-zone geldt bij openen of ander vrijkomrisico categorie 1 of 2 voor gereedschappen/arbeidsmiddelen waarop de categorie-indeling van toepassing is. De term “vonkvrij” is geen zelfstandig bewijs van geschiktheid. De gekozen middelen en ID’s worden in de TRA vastgelegd. Daarnaast worden antistatische kleding en schoenen en een gasmeter met alarm op 10% en 20% LEL toegepast. Voor CO2 worden verhoogde concentraties, ventilatie, detectie en alarmering beoordeeld. Voor NH3 worden de actuele PGS 13 en bedrijfsspecifieke noodmaatregelen gevolgd. De TRA wordt vóór aanvang met de betrokken medewerkers besproken.

Uitvoeren van de werkzaamheid na raadpleging van het logboek

Het logboek wordt vooraf geraadpleegd op eerdere incidenten, lekkages, terugkerende storingen, eerdere getroffen maatregelen en bijzonderheden van de opstellingsruimte. Deze informatie wordt meegenomen in de taak-risicoanalyse en in de keuze van beheersmaatregelen.

Normen (bijvoorbeeld NEN) en verordeningen die van toepassing zijn en bij de uitvoer in acht moeten worden genomen

Arbowet, Arbeidsomstandighedenbesluit, ATEX 153 (1999/92/EG), NEN-EN 1127-1:2019, NEN-EN 378, NPR 7600:2020, NPR 7601:2020 en voor NH3 de actuele PGS 13.

Registratie van relevante gegevens (bijvoorbeeld in het logboek)

Via https://tra.climatools.nl/ wordt een TRA gemaakt en als PDF gexporteerd en aan de relevante werkbon(nen) in Climatools toegevoegd.

Aanduiding van de situatie en het moment waarop de werkinstructie moet worden toegepast

Deze werkinstructie wordt toegepast vóór en tijdens alle werkzaamheden waarbij persoonlijke beschermingsmiddelen noodzakelijk zijn op basis van de taak-risicoanalyse, het veiligheidsinformatieblad, de werkvergunning, de opstellingsruimte of het toegepaste koudemiddel.

Het voorbereidingsproces voor de daadwerkelijke uitvoer

Bepaal vooraf welke PBM verplicht zijn voor de specifieke werkzaamheid, het toegepaste koudemiddel en de werkomgeving. Controleer of de PBM beschikbaar, schoon, onbeschadigd, passend en binnen de gebruiks- of keurtermijn zijn. Controleer of de medewerkers zijn geïnstrueerd in gebruik, onderhoud en vervanging van de PBM. Bevestig vooraf waar PBM verplicht gedragen moeten worden en wie toezicht houdt op het juiste gebruik.

De instrumenten, apparaten en of documentatie waarvan gebruik wordt gemaakt bij de uitvoering

PBM conform taak-risicoanalyse, waaronder ten minste veiligheidsschoenen, passende werk- of antistatische kleding waar vereist, veiligheidsbril of gelaatsscherm, handschoenen passend bij de handeling en het medium, gehoorbescherming waar nodig, persoonlijke gasdetectie waar nodig, en eventueel PBM-set voor NH3/heetwerk/adembescherming.

De te verrichten handelingen en de volgorde waarin deze worden uitgevoerd, zo nodig uitgesplitst naar verschillende situaties

Controleer vóór gebruik of de PBM geschikt zijn voor de uit te voeren taak. Draag de verplicht gestelde PBM gedurende de volledige werkzaamheid. Bij heetwerk worden de daarvoor vereiste las- en hittebestendige PBM gebruikt. Bij werkzaamheden met brandbare koudemiddelen worden, waar van toepassing, antistatische kleding en schoenen gedragen en wordt persoonlijke gasdetectie gebruikt. Bij werkzaamheden met CO2 wordt altijd persoonlijke CO2-gasdetectie gebruikt wanneer geen stationair detectie- en alarmeringssysteem aanwezig is; PBM beschermen niet tegen een te hoge CO2-concentratie, waardoor ventilatie, gasmeting en toegangsbeperking leidend zijn. Ruimten met concentraties boven de toelaatbare waarden worden alleen betreden door daartoe bevoegde personen met onafhankelijke adembescherming. Bij NH3 worden de bedrijfsspecifieke en PGS 13-conforme PBM toegepast. Beschadigde of vervuilde PBM worden direct vervangen en niet opnieuw gebruikt voordat deze zijn gereinigd, gecontroleerd of afgekeurd.

Uitvoeren van de werkzaamheid na raadpleging van het logboek

Het logboek wordt vooraf geraadpleegd op eerdere incidenten, gasalarmen, lekkages, afwijkende opstellingsomstandigheden en andere bijzonderheden die invloed hebben op de keuze van PBM. Deze informatie wordt overgenomen in de taak-risicoanalyse en de werkvoorbereiding.

Normen (bijvoorbeeld NEN) en verordeningen die van toepassing zijn en bij de uitvoer in acht moeten worden genomen

Arbowet, Arbeidsomstandighedenbesluit hoofdstuk 8, NEN-EN 378, NPR 7600:2020, NPR 7601:2020, de actuele PGS 13 en het veiligheidsinformatieblad van het toegepaste koudemiddel.

Registratie van relevante gegevens (bijvoorbeeld in het logboek)

De voorgeschreven PBM worden vastgelegd op de werkbon of in de taak-risicoanalyse in Climatools. Afwijkingen, vervanging van defecte PBM en incidenten worden in Climatools geregistreerd. Wanneer een PBM-gerelateerde afwijking relevant is voor de installatiehistorie of de veiligheid van de exploitant, wordt hiervan een aantekening toegevoegd aan het digitale logboek.

WERKWIJZE

Voor aanvang controleert de monteur het juiste circuit, het koudemiddel, de werkzaamheden en de geschiktheid van de meetmiddelen. Werkzaamheden worden emissiearm uitgevoerd. Bij brandbare koudemiddelen wordt altijd de beslisprocedure in 5.1.1 doorlopen en wordt, indien risicovol werk aanwezig is, de TRA-procedure uit 5.5 toegepast. Lekkages, defecten met emissierisico en vervolgacties worden direct op de werkbon vastgelegd. Bij herhaaldelijke lekkage of onverklaarbare emissie wordt een incident aangemaakt in de incidentenmodule.

5.1.1 Explosieveilig gereedschap

Explosieveilig gereedschap is geen algemene eis voor iedere koeltechnische handeling. Blijft het circuit gesloten en is er geen door de exploitant aangemerkte explosiegevaarlijke zone, dan gelden vanuit deze paragraaf geen aanvullende eisen.

Zodra sprake is van een aangemerkte explosiegevaarlijke zone, een voorschrift uit het explosieveiligheidsdocument (EVD) of de werkvergunning, of het openen van een circuit met brandbaar koudemiddel dan wel een ander voorzienbaar vrijkomrisico, geldt de TRA-procedure uit 5.5. Daar wordt bepaald welke beheersmaatregelen en welke categorie gereedschap vereist zijn.

Deze paragraaf geldt voor koolwaterstoffen (veiligheidsklasse A3) en brandbare F-gassen (A2L), en daarnaast voor iedere aangemerkte explosiegevaarlijke zone ongeacht het toegepaste koudemiddel. Het beheer van explosieveilig materieel is beschreven in 5.1.2.

5.1.2 Beheer van explosieveilig materieel en vonkarm handgereedschap

TOEPASSING

Deze paragraaf geldt uitsluitend voor materiaal dat op grond van de beslisprocedure in 5.1.1 vereist is. Voor alle overige meetmiddelen en gereedschappen gelden A3.3.1 tot en met A3.3.4. De vraag óf deze paragraaf van toepassing is, wordt beantwoord in 5.1.1 en niet hier

Registratie in Climatools

Gereedschap en apparatuur die op grond van 5.1.1 vereist zijn worden binnen de gereedschapsmodule zodanig gemarkeerd. Het bijbehorende bewijsstuk wordt als bestand geüpload bij het betreffende gereedschap. Zonder geüpload bewijsstuk wordt het middel niet als ATEX geschikt aangemerkt en niet ingezet.

WERKWIJZE

1. Per zelfstandig circuit wordt in Climatools een aparte registratie bijgehouden.
2. Bij installatie of eerste opname worden minimaal vastgelegd in Climatools:

• technisch juiste koudemiddelbenaming;
• totale fabrieksinhoud in kg;
• tijdens installatie toegevoegde additionele vulling, afzonderlijk vermeld;
• locatie van de opstelling(minimaal postcode en huisnummer)en fysieke locatie.

3. Bij onderhoud, service, lekkage, retrofit, nominale bijvulling, terugwinning of buitengebruikstelling worden per f-gas mutatie in Climatools vastgelegd:

• datum;
• type koudemiddel;
• toegevoegde of teruggewonnen hoeveelheid in kg;
• reden van de handeling;
• oorzaak van lekkage, indien van toepassing;
• status nieuw, gerecycled of geregenereerd.

4. NAW-gegevens en certificeringsgegevens van recycler, regenerator of leverancier worden vastgelegd via de cilinderdetails.
5. De identiteit van de onderneming en de uitvoerende natuurlijke persoon zijn beschikbaar in Climatools en worden automatisch vastgelegd via de werkbon en de mutatie op de cilinder.
6. Lekcontroles, reparaties, resultaten en maatregelen bij buitengebruikstelling worden aan dezelfde circuitregistratie gekoppeld.
7. Waar logboekplicht geldt, wordt de werkregistratie automatisch bijgevoegd in het digitale logboek.
8. Op verzoek van ILT moet een overzicht van de installaties per exploitant beschikbaar kunnen worden gesteld; hiervoor wordt in Climatools gebruikgemaakt van de module Rapporten – Installatierapport.

Inkoop koudemiddel = het totale aflevergewicht minus tarra.

5.3.2 VERBRUIK koudemiddel:

Uitvoering

Verbruik van koudemiddel wordt via de Climatools software beheerd. Bij iedere mutatie verbruik worden de volgende gegevens bijgehouden:

Weegverschil heeft als doel na te gaan of het daadwerkelijk om een weegverschil gaat of eventueel lekkage van de cilinder van toepassing is.

5.3.3 TERUGNAME koudemiddel:

Terugname van koudemiddel wordt via Climatools (retour cilinder) beheerd. Bij iedere mutatie verbruik worden de volgende gegevens bijgehouden:

5.3.4 F-GASSENBALANS:

Per kalenderjaar zal een f-gassenbalans worden opgemaakt per type koudemiddel en heeft betrekking op alle koudemiddelen welke zijn ingekocht, verkocht, teruggewonnen, (bij)gevuld en/of afgegeven voor vernietiging of regeneratie.

De f-gassenbalans wordt over ieder kalenderjaar uiterlijk vóór 1 maart opgesteld en bevat tenminste de volgende gegevens (uitgedrukt in kilogrammen met een precisie van 0,1 kg en in CO₂-equivalenten en CO₂-equivalenten):

Gegevens vermeld op de flessenkaarten zullen gebruikt worden voor het opmaken van de jaarbalans.

Voor het opmaken wordt gebruik gemaakt van Climatools software welke een sjabloon jaarbalans genereert overeenkomstig met het model omschreven in de laatste BRL100.

De werkelijke voorraad per 31 december wordt vastgesteld op basis van de feitelijk aanwezige cilinders en de daarbij behorende weging. Eventuele verschillen tussen de berekende en de werkelijke voorraad worden onderzocht, vastgelegd en van een duidelijke oorzaak voorzien. Indien een verschil niet direct verklaarbaar is, wordt dit geregistreerd als incident in Climatools, inclusief oorzaak-analyse, corrigerende maatregel en verbeteractie. Doorverkoop aan derden is binnen deze procedure niet van toepassing, tenzij de onderneming deze activiteit uitvoert.

• Niet-mobiele (stationaire) apparatuur pas nadat de installatie 24 uur in bedrijf is geweest. De hercontrole kan dus niet aansluitend op de reparatie of inbedrijfstelling worden uitgevoerd; er is een tweede bezoek nodig.
• Mobiele apparatuur, waaronder koelunits van vrachtwagens en trailers, direct na de reparatie. Het voertuig hoeft daarvoor niet stil te blijven staan of terug te komen naar de werkplaats.

De onderneming wijst de eigenaar/exploitant na elke lekkagereparatie aantoonbaar op deze verplichting, met vermelding van de uiterste datum. Het advies wordt op de werkbon genoteerd. De verantwoordelijkheid voor het daadwerkelijk laten uitvoeren van de hercontrole ligt bij de eigenaar/exploitant.

Zowel de melding aan de exploitant als de uitgevoerde hercontrole worden vastgelegd in het installatiedossier.

UITVOERING

Wanneer bij werkzaamheden een lekkage wordt vastgesteld en hersteld, informeert de onderneming de eigenaar/exploitant aantoonbaar dat een hercontrole binnen één maand en (in geval van een stationaire installatie) minimaal 24 uur na herstel moet plaatsvinden. Deze attendering wordt vastgelegd in de werkbon in Climatools. Indien de hercontrole door de onderneming wordt uitgevoerd, wordt hiervan een nieuwe werkregistratie opgesteld en, waar van toepassing,toegevoegd aan het logboek van de installatie. De eigenaar/exploitant ontvangt hiervan een kopie via Climatools klantenportaal en/of als PDF-export. Hiermee is aantoonbaar dat zowel de attendering als de uitgevoerde hercontrole schriftelijk zijn vastgelegd. Indien de eigenaar/exploitant, ondanks deze attendering, geen hercontrole laat uitvoeren, begaat hij/zij een overtreding en kan dit bij een inspectie door IL&T juridische gevolgen hebben.

HERHALENDE INCIDENTEN

Indien na herstel opnieuw lekkage optreedt of sprake is van herhaalde lekkage, wordt de oorzaak grondig onderzocht en wordt de installatie breder beoordeeld op mogelijke oorzaken van herhaallekkage. Indien sprake is van een blijvend risico op herhaalde lekkage, adviseert de onderneming de eigenaar/exploitant aantoonbaar over te treffen maatregelen en, indien noodzakelijk, over buitengebruikstelling van het systeem en terugwinning van het koudemiddel.

Werkwijze

1. Vooraf bepaalt de werkvoorbereider of sprake is van risicovol werk.
2. Indien risicovol werk van toepassing is, wordt vóór de start een TRA ingevuld op een extern formulier (bijvoorbeeld de Climatools TRA op tra.climatools.nl). Zonder ingevulde TRA start het werk niet.
3. De TRA wordt als bijlage toegevoegd aan de werkbon in Climatools.
4. De TRA bevat minimaal:

• een korte en duidelijke omschrijving van het werk;
• namen en functies van betrokken personen;
• de werkstappen in logische volgorde;
• de risico’s per stap;
• de gekozen beheersmaatregelen, met voorkeur voor bronmaatregelen;
• een controle vóór start dat alle maatregelen daadwerkelijk zijn getroffen;
• bespreking met de uitvoerende medewerkers;
• een evaluatie na afloop en archivering van de TRA.

5. Als het werk EVD-plichtig is, wordt in de TRA expliciet gecontroleerd of een EVD aanwezig en actueel is. Daarbij wordt minimaal beoordeeld of het EVD bevat:

• beschrijving van arbeidsplaats en werkplekken;
• plattegrond, opstellingsschema en vluchtwegen;
• beschrijving van procedé/activiteiten inclusief in- en buitenbedrijfstelling;
• gebruikte stoffen en relevante technische parameters;
• risicobeoordeling en zoneringsplan;
• technische en organisatorische maatregelen;
• verantwoordelijkheden, uitvoeringsmoment en effectiviteitscontrole;
• coördinatie van maatregelen;
• relevante bijlagen zoals SDS, handleidingen, EG-documenten en onderhoudsplannen.

6. Indien een vereist EVD ontbreekt, niet kan worden geraadpleegd of aantoonbaar niet aansluit op de werkzaamheden, worden de risicovolle werkzaamheden niet gestart. Dit wordt vastgelegd op de werkbon en gemeld aan de exploitant.
7. Bij brandbare koudemiddelen wordt gewerkt volgens de arbeidshygiënische strategie: eerst bronmaatregelen, daarna collectieve maatregelen, daarna organisatorische of individuele maatregelen en pas als laatste PBM.
8. Bij werkzaamheden in een explosiegevaarlijke zone of bij het openen van een circuit met brandbaar koudemiddel worden de maatregelen uit 5.1.1 verplicht toegepast. Minimaal wordt beoordeeld en vastgelegd:

• antistatische werkkleding en schoenen;
• gasmeter met alarm 1 op 10% LEL en alarm 2 op 20% LEL;
• in een ATEX-zone: explosieveilig gereedschap/arbeidsmiddelen van de categorie uit het EVD en de werkvergunning;
• buiten een ATEX-zone bij openen of ander vrijkomrisico: categorie 1 of 2 voor gereedschappen/arbeidsmiddelen waarop de categorie-indeling van toepassing is;
• vonkarm handgereedschap wanneer in de TRA risico op mechanische vonken is vastgesteld; de aanduiding “vonkvrij” alleen is geen bewijs van ATEX-geschiktheid;
• ventilatie;
• beheersing van ontstekingsbronnen;
• heetwerkvergunning, indien van toepassing;
• geschikt blusmiddel;
• vrijgave en stopcriteria.

VASTLEGGING IN CLIMATOOLS
De externe TRA-bijlage wordt toegevoegd aan de werkbon, zodat deze voor iedereen zichtbaar is die aan de bon werkt.

Voorgeprinte kenplaten: het bedrijf gebruikt voorgeprinte kenplaten. De monteur vult de installatiespecifieke gegevens onuitwisbaar in.

Werkwijze

1. Bij iedere relevante werkzaamheid controleert de monteur of de installatie is voorzien van een juiste en leesbare kenplaat.
2. Voor F-gasinstallaties wordt gecontroleerd of de etikettering voldoet aan de geldende eisen en of de relevante informatie nog overeenkomt met de werkelijke situatie.
3. Als gegevens zijn gewijzigd of de kenplaat ontbreekt of onleesbaar is, zorgt de monteur voor een actuele kenplaat volgens de gekozen variant:

Variant A: de kenplaat wordt aangepast en opnieuw geprint vanuit Climatools met de kenplaatprinter

Variant B: de monteur brengt een voorgeprinte kenplaat aan en vult de actuele installatiegegevens onuitwisbaar. De oude kenplaat wordt verwijderd of onleesbaar gemaakt.

Voor installaties met koolwaterstoffen wordt gecontroleerd of de juiste veiligheidsaanduiding, namelijk het volgende symbool: (figuur 1) aanwezig is. Ontbreekt deze, dan brengt de monteur deze aan. De
Climatools kenplaat bevat dit symbool automatisch bij installaties met koolwaterstoffen.

4. Cilinders met gerecycled of geregenereerd F-gas worden gecheckt bij levering of deze de juiste etikettering bevat.
5. Als wordt geconstateerd dat een cilinder niet de juiste etikettering bevat, wordt de afwijking geregistreerd, wordt de cilinder zo nodig buiten gebruik gesteld en worden leverancier en eigenaar geïnformeerd. De kwaliteitsverantwoordelijke maakt hiervan een melding bij de IL&T.
6. Als een installatie niet of onjuist is geëtiketteerd, wordt de exploitant daarop gewezen en wordt op de werkbon vastgelegd welke corrigerende actie is genomen. De kwaliteitsverantwoordelijke beoordeelt op basis van de ernst en de toepasselijke wet- en regelgeving of externe opvolging of melding aan de ILT nodig is; de beoordeling en een eventuele melding worden vastgelegd.

Vastlegging in Climatools
Nieuwe of gewijzigde kenplaten en cilinderlabels worden vanuit Climatools gegenereerd. Op de werkbon worden vastgelegd: controle uitgevoerd op aanwezigheid, afwijking ja/nee, label geprint ja/nee, en eventuele externe opvolging richting ILT. Waar mogelijk wordt foto-bewijs toegevoegd.

Nr	Controlepunt
1	Controleer of de koudemiddelleidingen tussen koelmachine en verdamper(s) geisoleerd zijn, bij multisplitsystemen. Controleer bij koudemiddelleidingen in de buitenlucht de staat van de isolatie.
2	Lokaliseer de condensors en controleer de toestand, waaronder vervuiling, en de werking van de installatie.
3	Controleer de warmtewisselaars in de ruimtes op vervuiling. Deze controle wordt steekproefsgewijs uitgevoerd.
4	Controleer of er meters aanwezig zijn voor het meten van het energiegebruik van de installaties. Stel de opgenomen amperages vast.
5	Stel het opgestelde koelvermogen vast en noteer dit.
6	Controleer de persdruk en de zuigdruk, door meting van temperatuur of druk. Stel vast of de gemeten waarden acceptabel zijn met inachtneming van het type koudemiddel, de aard van de toepassing en de omgevingstemperatuur, en of zij in overeenstemming zijn met eerdere metingen.
7	Controleer de lekdichtheid van de installatie.
8	Controleer het correct functioneren van de noodstop en het alarmeringssysteem.
9	Controleer eventueel aanwezige CO2-sensoren door deze bloot te stellen aan een testgas met een CO2-concentratie tussen 5.000 en 6.000 ppm.

6.3 Vergelijking met eerdere metingen

Controlepunt 6 vereist dat de gemeten waarden worden vergeleken met eerdere metingen aan dezelfde installatie. Climatools maakt voor elke installatie een logboek aan en voegt elke werkregistratie daar automatisch aan toe. De onderhoudsgegevens uit 6.2 zijn daardoor per installatie chronologisch beschikbaar.

6.4 Advies aan de opdrachtgever

Geven de controleresultaten in alle redelijkheid aanleiding tot twijfel over het energetisch rendement van de installatie, dan wordt de opdrachtgever hierover aantoonbaar geadviseerd. Het advies beschrijft de bevinding, de vermoedelijke oorzaak en de voorgestelde maatregel, en wordt schriftelijk of digitaal verstrekt en vastgelegd in het installatiedossier. Dezelfde adviesplicht geldt bij bevindingen die wijzen op verhoogd risico op lekkage of op een niet functionerende veiligheidsvoorziening.

Bedrijf	Afvalstroomnummer	Bedrijf	Afvalstroomnummer

7.2 Behandeling van teruggewonnen koudemiddelen

Het handelen ten aanzien van teruggewonnen koudemiddelen is gericht op hergebruik. Verschillende koudemiddelen worden in gescheiden retourcilinders verzameld, omdat mengsels niet kunnen worden geregenereerd en moeten worden verbrand.

De monteur stelt voor terugwinning vast welk koudemiddel in het circuit aanwezig is en kiest een retourcilinder die uitsluitend voor dat type is bestemd. Retourcilinders zijn als zodanig gemarkeerd, met vermelding van het type koudemiddel. Bij twijfel over de samenstelling wordt de inhoud als mengsel behandeld en als zodanig aangeboden.

7.3 Energie

Bij onderhoud beoordeelt de onderneming of de prestaties van de installatie in overeenstemming zijn met het energiegebruik. Daartoe vindt tijdens elke interventie de controle plaats van de aspecten uit 6.2, in het bijzonder de punten 1 tot en met 6. De resultaten worden vastgelegd op de werkregistratie.

Geven de controleresultaten aanleiding tot twijfel over het energetisch rendement van de installatie, dan wordt de opdrachtgever hierover aantoonbaar geadviseerd, zie 6.4. De kwaliteitsverantwoordelijke bespreekt de bevindingen over energie en afval jaarlijks in de directiebeoordeling, met aandacht voor terugkerende patronen en verbetermogelijkheden.

Bij het vaststellen van de projectspecifieke risico’s en bij het vormgeven van de arbozorg op projectlocaties wordt aantoonbaar gebruikgemaakt van onderstaand overzicht van veelvoorkomende risico’s in de koeltechniek. Dit overzicht is een aanvulling en ontslaat de onderneming niet van de wettelijke verplichting een bedrijfsbrede RI&E op te stellen.

	Risico-onderwerp
a	Werkkleding en beschermende kleding
b	Eerstehulpvoorzieningen
c	Brandblusmiddelen
d	Persoonlijke beschermingsmiddelen
e	Opslag en transport van gascilinders
f	Werken op hoogte
g	Betreden van daken, dakrandbeveiliging, beveiliging van vloersparingen
h	Gebruik van gehoorbescherming
i	Ventilatie van machineruimtes
j	Lichamelijke belasting: tillen, lichaamshouding, krachtsuitoefening, voorlichting
k	Onderhoud van gereedschappen
l	Hoge en lage temperaturen, UV-belasting, bescherming, voorlichting
m	Elektrische veiligheid
n	Onderdelen onder druk
o	Werken door derden, uitbesteding en inleen
p	Veilig werken met koudemiddelen
q	Asbest
r	Brandbaarheid en giftigheid van nieuw geintroduceerde koudemiddelen
s	Werken met koolwaterstoffen
t	Werken met brandbare koudemiddelen
u	Werken met ammoniak

8.2 Voorlichting en instructie

De onderneming besteedt aantoonbaar aandacht aan instructie en onderricht aan haar medewerkers over veilig werken op projectlocaties. De relatie tussen deze voorlichting en de uitgevoerde RI&E is aantoonbaar.

De onderneming beschikt over op schrift gestelde, relevante bedrijfsveiligheidsinstructies. Deze worden aan alle operationele medewerkers ter hand gesteld en aan hen toegelicht. Van de uitreiking en toelichting wordt een aantekening bijgehouden met datum en deelnemers. Voor zover bij specifieke projecten relevant, draagt de onderneming zorg voor aanvullende projectspecifieke veiligheidsinstructies, voordat het werk aanvangt.

Stofspecifieke voorlichting. Bij werken met CO₂, koolwaterstoffen, ammoniak of brandbare F-gassen als koudemiddel is het geven van specifieke voorlichting over de daaraan verbonden risico’s aantoonbaar. Per stof wordt ten minste behandeld: de eigenschappen en gevaren, de te treffen beheersmaatregelen, de vereiste persoonlijke beschermingsmiddelen, de detectie- en alarmgrenzen, en het handelen bij vrijkomen of alarm. Deelname wordt geregistreerd per medewerker en per stof.

8.3 Risicobeheersing en taak-risicoanalyse

Voor zover niet afgedekt in de RI&E wordt voorafgaand aan iedere risicovolle handeling een taak-risicoanalyse uitgevoerd en vastgelegd, inclusief de uitvoering van de preventieve en correctieve maatregelen die daaruit voortvloeien. De TRA-procedure is beschreven in 5.5; deze geldt onverkort onder het STEK-schema.

Blijkt dat de werkzaamheden risico’s met zich meebrengen, dan worden maatregelen getroffen om de risico’s tot een aanvaardbaar niveau te verlagen, in deze volgorde: bronmaatregelen die de oorzaak wegnemen; collectieve maatregelen zoals afscherming of ventilatie; individuele maatregelen door de wijze waarop het werk is georganiseerd; en tot slot persoonlijke beschermingsmiddelen.

ATEX-installaties. De onderneming zorgt ervoor dat, indien werkzaamheden worden verricht aan een ATEX-installatie, de eigenaar of gebruiker ervan op de hoogte is dat het om een ATEX-installatie gaat. Voordat de werkzaamheden worden uitgevoerd moet de eigenaar of gebruiker een explosieveiligheidsdocument overleggen. Het controleren op aanwezigheid en het nalezen van dat EVD maakt onderdeel uit van de taak-risicoanalyse. Het opstellen van een EVD is een verantwoordelijkheid van de eigenaar of gebruiker. De keuze en het beheer van explosieveilig gereedschap zijn beschreven in 5.1.1 en 5.1.2.

8.4 Werkplekinspecties

De operationele leiding voert ten minste eenmaal per jaar een werkplekinspectie uit om zeker te stellen dat de uitvoerende medewerkers de regels ten aanzien van veilig werken respecteren.

De inspectie vindt plaats op een projectlocatie tijdens de uitvoering en beoordeelt ten minste: het gebruik van de voorgeschreven persoonlijke beschermingsmiddelen, de aanwezigheid en het gebruik van de vereiste meet- en veiligheidsmiddelen, de toepassing van de TRA en de daarin opgenomen maatregelen, de orde en netheid op de werkplek, en de scheiding en opslag van afvalstromen en cilinders.

Van de inspectie wordt een verslag gemaakt met de bevindingen en de eventuele maatregelen. De resultaten worden aantoonbaar gedeeld met alle bij de uitvoering betrokken medewerkers en gaan mee naar het werkoverleg en de directiebeoordeling.

8.5 Bedrijfsgezondheidszorg

Indien noodzakelijk, met name op basis van het resultaat van de RI&E, worden alle bij de uitvoering betrokken medewerkers in de gelegenheid gesteld om periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan. De afweging of dit noodzakelijk is, wordt vastgelegd bij de RI&E.

8.6 Persoonlijke beschermingsmiddelen

Aan alle bij de uitvoering betrokken medewerkers worden de juiste Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s) ter beschikking gesteld. De onderneming informeert en instrueert haar medewerkers over het correct gebruik en onderhoud. De werkinstructie voor het gebruik van PBM is opgenomen in A4.9. Per stof geldt onderstaande checklist als minimum; aanvullende eisen kunnen volgen uit de TRA, het EVD of de werkvergunning.

Stof	Ten minste
Alle werkzaamheden	veiligheidsschoenen, oogbescherming, koudebestendige handschoenen bij koudemiddelhandelingen
Koolwaterstoffen en brandbare F-gassen	antistatische werkkleding en schoenen, explosiegevaarmeter met alarm op 10 % en 20 % LEL, zuurstofmeter, geen ontstekingsbronnen

8.7 Melding en registratie van ongevallen en bijna-ongevallen

De onderneming registreert alle ongevallen en bijna-ongevallen en toont aan dat zij daaruit lering trekt. Elke melding wordt vastgelegd in de incidentenmodule met datum, locatie, betrokkenen, korte omschrijving, letsel of schade, de directe oorzaak en de onderliggende oorzaak.

Vervolgens wordt de procedure uit A2.2.6 doorlopen: beoordeling, oorzaakanalyse, corrigerende maatregel, beoordeling van de noodzaak van een preventieve maatregel, en evaluatie van de effectiviteit. Meldingen en de daaruit getrokken lessen zijn een vast agendaonderdeel van het werkoverleg en van de directiebeoordeling. Beoordeeld wordt tevens of de RI&E naar aanleiding van de melding herziening behoeft.

Ongevallen die op grond van de Arbeidsomstandighedenwet meldingsplichtig zijn, worden onverwijld gemeld bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.

8.8 Advies wet- en regelgeving richting de eigenaar of gebruiker

De onderneming controleert of de eigenaar of gebruiker heeft onderzocht of er regels van toepassing zijn voor het exploiteren van een koelinstallatie met kooldioxide, koolwaterstoffen of ammoniak, dan wel brengt hem daarvan op de hoogte. Het gaat daarbij in het bijzonder om de veiligheidsvoorschriften uit paragraaf 4.33 van het Besluit activiteiten leefomgeving.

De eigenaar of gebruiker moet onderzoeken of de installatie voldoet aan de toepasselijke NPR-normen en aan PGS 13. De onderneming legt vast dat en wanneer zij de eigenaar of gebruiker hierop heeft gewezen.

De onderneming informeert de exploitant daarnaast over de verplichtingen die voor hem voortvloeien uit de F-gassenverordening, waaronder de verplichte lekcontrolefrequentie, de hercontrole na reparatie van een lek en de registratie- en bewaarplicht. De wijze waarop dit gebeurt is beschreven in 5.2, 5.4 en 3.2.9.1.